지저분한 책상은 종종 작은 문제로 시작됩니다. 한 종이에는 명확한 집이 없습니다. 영수증은 노트북 옆에 있습니다. 학교 양식이 노트북 아래에 배치됩니다. 서비스 문서가 서랍에 들어가고 며칠이 지나도 어디에 넣었는지 기억이 나지 않습니다. 나는 그 더미가 자라는 것을 막기 위해 하나의 간단한 바인더를 사용합니다. 바인더는 내가 소유한 모든 문서를 보관하기 위한 것이 아닙니다. 여전히 주의가 필요한 문서를 보관하는 단기 장소 역할을 합니다. 쉽게 열 수 있고 일반 서류를 넣을 수 있을 만큼 큰 바인더를 선택하세요. 1.5인치 또는 2인치 바인더는 대부분의 가정에 적합합니다. 5~7개의 탭 구분선과 몇 개의 플라스틱 주머니를 추가하세요. 내 섹션은 일반적으로 다음과 같습니다. - 할 일 - 파일 - 청구서 - 집 - 건강 - 학교 또는 직장 - 메모 "할 일" 섹션은 앞쪽에 있습니다. 이 작은 변화를 통해 오래된 문서를 검색하지 않고도 조치가 필요한 항목을 확인할 수 있습니다. 종이를 집자마자 바인더에 종이가 들어갑니다. 나는 한 가지 간단한 질문을 던진다. “이 논문에서는 어떤 일이 일어나야 할까요?” 전화를 걸거나, 양식에 서명하거나, 청구서를 지불하거나, 날짜를 확인해야 하는 경우 "할 일"에 들어갑니다. 참고용으로만 보관해야 하는 경우 올바른 주제 섹션으로 이동합니다. 필요없으면 재활용해요. 이렇게 하면 바인더가 다른 보관 상자로 바뀌는 것을 방지할 수 있습니다. 또한 "할 일" 섹션 앞에 종이 한 장을 놓습니다. 세 개의 작은 열이 있습니다. | 문서 | 액션 | 날짜 | |---|---|---| | 보험 편지 | 통화 제공자 | 3월 18일 | | 학교 형태 | 서명 추가 | 3월 20일 | | 공과금 | 금액 확인 | 3월 22일 | 나는 긴 메모를 쓰지 않는다. 몇 마디 말만으로도 나에게 무엇을 해야 할지 상기시켜 줍니다. 커버 안쪽의 투명한 플라스틱 포켓에는 우표, 펜, 약속 카드, 작은 봉투 등 잃어버리기 쉬운 물건을 보관할 수 있습니다. 거기에는 유용한 물건들만 보관해요. 소모품이 너무 많으면 주머니를 사용하기가 어렵습니다. 우리 집의 실제 예는 학교 허가서와 관련이 있습니다. 바인더를 사용하기 전에는 주방 조리대에 양식을 올려두는 경우가 많았습니다. 누군가 서류를 옮기면 여러 방을 뒤져야 했어요. 이제 양식이 "할 일"로 들어가고 작업 시트에 마감일이 표시됩니다. 일단 서명하면 양식은 제출될 때까지 학교 섹션으로 이동됩니다. 시스템을 설정하는 데는 몇 분 밖에 걸리지 않지만 각 문서에는 명확한 다음 단계가 있으므로 작동합니다. 나는 일주일에 두 번씩 바인더를 확인한다. 확인하는 동안 완성된 서류를 제거하고 작업 시트를 업데이트하며 필요할 때 문서를 장기 보관 장소로 옮깁니다. 일부 서류는 바인더에 보관되지 않고 잠긴 파일 상자나 디지털 폴더에 보관될 수 있습니다. 제가 따르려고 노력하는 한 가지 규칙이 있습니다. 바인더는 사용하기 쉬워야 한다는 것입니다. 한 섹션이 너무 꽉 차면 오래된 종이를 제거합니다. 라벨이 더 이상 내 일상에 맞지 않으면 변경합니다. 주택 서류 정리 시스템은 내가 사는 방식과 일치해야 하며, 복잡한 절차를 따르도록 강요해서는 안 됩니다. 목표는 완벽한 책상이 아닙니다. 목표는 종이가 집에 들어올 때 어디에 놓아야 할지 아는 것입니다. 하나의 바인더, 몇 개의 명확한 섹션 및 짧은 작업 목록을 통해 느슨한 문서를 유지 관리하기 더 쉬운 시스템으로 바꿀 수 있습니다.
종이 더미가 조용히 늘어납니다. 영수증이 노트북 아래로 미끄러져 들어갑니다. 회의록이 폴더 내에서 사라집니다. 유용한 워크시트는 더 이상 중요하지 않은 페이지 사이에 갇혀 있습니다. 나는 직장에서, 집에서, 공부 중에 이 문제를 다루었습니다. 문제가 항상 저장 공간 부족이었던 것은 아닙니다. 내 요구 사항이 바뀌면 변경할 수 있는 간단한 시스템이 부족했습니다. 이것이 바로 루스리프 바인더가 유용해진 곳입니다. 고정된 노트와 달리 바인더를 사용하면 페이지를 추가, 제거, 이동 및 재사용할 수 있습니다. 이러한 작은 차이는 특히 정보가 자주 변경되는 경우 일상적인 구성을 더 쉽게 만들 수 있습니다. ### 작업 방식에 맞춰 페이지를 정렬할 수 있습니다. 제본된 노트는 고정된 순서를 제공합니다. 20페이지에 글을 쓰고 나면 해당 페이지가 그대로 유지됩니다. 루스리프 바인더를 사용하면 더 많은 제어력을 얻을 수 있습니다. 다음에 대한 섹션을 만들 수 있습니다. - 회의 노트 - 프로젝트 계획 - 영수증 및 송장 - 교육 자료 - 개인 기록 - 학습 노트 - 체크리스트 - 참조 페이지 프로젝트가 변경되면 최신 노트를 앞으로 이동할 수 있습니다. 주제가 커지면 새 노트북을 시작하지 않고도 페이지를 더 추가할 수 있습니다. 진행 중인 작업에는 하나의 바인더를 사용하고 탭 구분 기호로 나눕니다. 각 섹션에는 명확한 목적이 있습니다. 이렇게 하면 짧은 메모가 여러 노트북에 퍼지는 것을 방지할 수 있습니다. ### 반복적인 글쓰기를 줄여줍니다. 많은 사람들이 오래된 노트를 업데이트하기 어렵기 때문에 동일한 정보를 다시 작성합니다. 루스리프 바인더는 이를 방지하는 데 도움이 됩니다. 세부 사항이 변경되면 인쇄된 밀착 시트를 교체할 수 있습니다. 전체 문서를 다시 인쇄하지 않고도 프로세스 가이드를 업데이트할 수 있습니다. 현재 작업량에 따라 주간 체크리스트를 복사하거나 제거할 수 있습니다. 예를 들어, 소규모 서비스 기업은 고객 양식, 공급 기록, 직원 체크리스트 및 유지 관리 메모가 포함된 바인더를 보관할 수 있습니다. 양식이 변경되면 소유자는 해당 페이지만 교체하면 됩니다. 나머지 바인더는 그대로 유지됩니다. 그러면 종이가 절약되고 혼란이 줄어듭니다. ### 프로젝트 변경에 적합합니다. 일부 작업은 고정된 경로를 따르지 않습니다. 마케팅 계획은 조사로 시작하여 콘텐츠 제작으로 이동하고 나중에 고객 피드백을 포함할 수 있습니다. 시험 후 학습계획이 변경될 수 있습니다. 주택 개조를 통해 새로운 치수, 가격 및 작업 목록을 얻을 수 있습니다. 바인더는 이러한 종류의 움직임을 지원합니다. 해당 페이지가 속한 노트 옆에 새 페이지를 배치할 수 있습니다. 완료된 작업을 아카이브 섹션으로 이동할 수 있습니다. 나중에 사용할 수 있도록 뒷면에 빈 템플릿을 보관할 수 있습니다. 시스템은 프로젝트를 고정 노트북에 강제로 넣는 대신 프로젝트를 따릅니다. 이것이 바인더가 프리랜서, 교사, 학생, 사무실 팀 및 가정 서류를 관리하는 가족에게 유용한 이유 중 하나입니다. ### 검토가 더 쉬워집니다. 좋은 정리는 정보를 저장하는 것만이 아닙니다. 그것을 찾아 검토하는 일이기도 하다. 명확한 바인더는 다음을 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. - 아직 열려 있는 작업 - 업데이트가 필요한 양식 - 조치가 필요한 메모 - 장기 보관에 속하는 문서 - 향후 프로젝트를 지원할 수 있는 아이디어 색상 탭, 페이지 번호 및 간단한 레이블이 차이를 만듭니다. 복잡한 파일링 방법이 필요하지 않습니다. 정보를 검색하는 방식과 일치하는 라벨만 필요합니다. 유용한 레이블은 "검토 예정", "활성", "참조" 또는 "보관됨"일 수 있습니다. 이 단어는 상세한 카테고리의 긴 목록보다 사용하기가 더 쉽습니다. ### 종이 작업과 디지털 작업을 모두 지원합니다. 바인더는 디지털 도구를 대체할 필요가 없습니다. 그것은 그들을 지원할 수 있습니다. 나는 빠른 읽기, 손글씨, 시각적 검토 등의 이점을 얻을 수 있는 정보를 얻기 위해 종이를 자주 사용합니다. 디지털 저장소는 공유, 검색 또는 백업이 필요한 파일에 적합합니다. 바인더에는 인쇄된 요약, 다이어그램, 작업 목록, 디지털 파일에 연결되는 메모 등을 담을 수 있습니다. QR 코드 또는 짧은 파일 이름은 종이 페이지를 온라인 문서에 연결할 수 있습니다. 인쇄된 프로젝트 개요에는 주요 계획이 표시되고 전체 파일은 컴퓨터나 클라우드 드라이브에 남아 있습니다. 이 설정은 모든 페이지를 인쇄하지 않고도 물리적 참조를 제공합니다. ### 액티브 노트를 통해 학습하는 데 도움이 됩니다. 이해도가 높아짐에 따라 노트를 재배열할 수 있기 때문에 학생과 연수생은 바인더를 통해 이점을 누릴 수 있습니다. 학습자는 다음을 보관할 수 있습니다. - 수업 노트 - 연습 문제 - 수정된 작업 - 어휘 페이지 - 다이어그램 - 피드백 시트 - 수정 체크리스트 수업이 끝난 후 학생은 어려운 주제를 복습 섹션으로 이동할 수 있습니다. 수정된 운동은 원본 메모 근처에 유지되므로 진행 상황을 더 쉽게 확인할 수 있습니다. 교사는 수업 계획, 유인물, 출석부, 활동 메모가 포함된 바인더를 준비할 수도 있습니다. 수업에 다른 속도가 필요한 경우 전체 자료 세트를 재구성하지 않고도 페이지를 조정할 수 있습니다. ### 올바른 설정이 중요합니다. 모든 페이지가 계획 없이 바인더에 들어가면 바인더는 혼란의 또 다른 원인이 될 수 있습니다. 저는 간단한 설정을 사용합니다. 1. 바인더의 명확한 목적을 하나 선택합니다. 2. 소수의 레이블이 지정된 섹션을 추가합니다. 3. 자주 사용하는 페이지를 앞쪽에 배치하세요. 4. 정기 검토 중에 오래된 페이지를 제거합니다. 5. 완성된 자료를 아카이브 섹션이나 다른 위치에 보관하십시오. 6. 추가 보호가 필요한 문서에만 페이지 보호기를 사용하십시오. 7. 업데이트가 용이하도록 여분의 종이와 칸막이를 함께 보관하세요. 바인더는 내가 처리하는 정보의 양과 일치해야 합니다. 얇은 바인더는 단기 코스에 적합할 수 있습니다. 더 넓은 모델은 긴 프로젝트에 적합할 수 있지만 너무 많이 채우면 페이지를 넘기거나 운반하기 어려울 수 있습니다. ### 피해야 할 일반적인 실수 한 가지 실수는 섹션을 너무 많이 만드는 것입니다. 모든 작은 주제에 자체 구분선이 있으면 페이지를 찾는 데 시간이 더 오래 걸릴 수 있습니다. 또 다른 실수는 오래된 문서를 현재 문서와 혼합해 두는 것입니다. 나는 오래된 페이지에 검토 날짜를 표시하거나 아카이브 섹션으로 옮기는 것을 선호합니다. 세 번째 실수는 겉모습만 보고 바인더를 선택하는 것입니다. 반지 크기, 종이 품질, 잠금 스타일 및 휴대성은 일상적인 사용에 영향을 미칩니다. 보기에는 좋지만 잘 펴지지 않는 바인더는 답답함을 줄 수 있습니다. 최선의 선택은 작업에 따라 다릅니다. 학생에게는 배낭에 맞는 가벼운 바인더가 필요할 수 있습니다. 사무실에서는 양식 및 참조 페이지에 대해 더 강력한 모델을 선호할 수 있습니다. 가정 사용자에게는 영수증, 라벨, 작은 문서를 보관할 주머니가 필요할 수 있습니다. 루스리프 바인더는 모든 조직 문제에 대한 마법의 해결책이 아닙니다. 전체 시스템을 다시 시작하지 않고도 정보를 변경할 수 있기 때문에 작동합니다. 나머지 구조는 그대로 유지하면서 한 페이지를 업데이트하고, 한 섹션을 이동하거나, 한 문서를 제거할 수 있습니다. 이러한 유연성으로 인해 간단한 바인더는 처음 나타난 것보다 더 유용해졌습니다. 메모 변경, 활성 프로젝트, 학습 자료 및 가계 기록의 경우 흩어져 있는 종이를 사용 및 유지 관리가 더 쉬운 시스템으로 전환할 수 있습니다.
많은 정리 문제는 저장 공간 부족으로 인해 발생하지 않습니다. 물건을 너무 많이 소유하거나, 물건을 엉뚱한 곳에 보관하거나, 물건을 어수선하게 만드는 것보다 더 많은 노력이 필요한 시스템을 사용함으로써 발생하는 경우가 많습니다. 나는 새로운 상자, 선반, 서랍 칸막이가 문제를 해결할 것이라고 생각하곤 했습니다. 그 결과 내가 거의 사용하지 않는 품목으로 더 많은 컨테이너가 채워지는 경우가 많았습니다. 방은 잠시 동안 깔끔해 보였지만, 다시 똑같은 어수선함이 돌아왔습니다. 더 나은 접근 방식은 내가 이미 소유하고 있는 것부터 시작됩니다. ### 물건을 구입하기 전에 공간을 살펴보세요. 주방 서랍장, 욕실 선반, 침대협탁 등 작은 공간 하나를 선택하는 것부터 시작합니다. 공간이 작으면 프로세스를 더 쉽게 관리할 수 있고 혼란을 일으키는 원인을 파악하는 데 도움이 됩니다. 나는 모든 것을 꺼내 유사한 품목을 함께 배치합니다. - 펜과 종이 - 케이블과 충전기 - 청소 제품 - 화장품 및 스킨케어 - 식품 보관 뚜껑 - 도구 및 예비 부품 이 단계를 거치면 동일한 용도로 사용되는 여러 품목이 있다는 것을 종종 알 수 있습니다. 또한 문제가 너무 많은 개체에서 발생하는지 또는 잘못된 배치에서 발생하는지 보여줍니다. 느슨한 케이블로 가득 찬 서랍에는 케이블 정리 도구가 필요하지 않을 수도 있습니다. 내가 사용하는 케이블을 위한 더 적은 수의 케이블과 명확한 공간이 필요할 수도 있습니다. ### 더 이상 일상 생활에 도움이 되지 않는 항목을 제거하십시오. 나는 스스로에게 몇 가지 직접적인 질문을 던집니다. - 이 항목을 사용합니까? - 사라지면 알 수 있을까요? - 동일한 작업을 수행하는 다른 항목을 소유하고 있습니까? - 손상되었거나 만료되었거나 유용한 부품이 누락되었습니까? - 계속 유지하면 추가 작업이 발생합니까? 최근에 사용하지 않은 것을 모두 버릴 필요는 없습니다. 일부 품목은 계절적이거나 실용적인 가치를 지닙니다. 겨울 코트, 캠핑 스토브 또는 수리 도구는 몇 달 동안 사용하지 않은 채 방치되어 있어도 여전히 보관할 가치가 있습니다. 쓸모 있는 물건과 버리는 것에 대한 죄책감 때문에 남는 물건을 분리하는 것이 목표입니다. 예를 들어, 찬장에서 재사용 가능한 가방 5개를 찾을 수 있습니다. 정기적으로 사용하는 것은 보관하고, 하나는 차에 두고, 나머지는 사용할 수 있는 사람에게 전달합니다. 새로운 수납제품 없이도 찬장은 공간을 확보합니다. ### 각 물건에 자연스러운 집을 부여하세요 물건은 보관 장소가 내가 사용하는 방식과 일치해야 보관하기가 더 쉽습니다. 나는 음식을 준비하는 장소 근처에 일상적인 조리 도구를 보관합니다. 나는 배터리가 필요한 품목 근처의 작은 병에 배터리를 넣습니다. 저는 청소용 천을 먼 수납장에 숨기지 않고 싱크대 가까이에 보관합니다. 좋은 집은 다음과 같아야 합니다. - 손이 닿기 쉬움 - 알아보기 쉬움 - 사용 지점에 가까움 - 물건을 보관할 만큼 충분히 넓음 - 유지 관리가 간단함 물건을 반품하는 데 여러 단계가 필요한 경우 아마도 테이블 위에 놓아 둘 것입니다. 이것은 개인적인 실패가 아닙니다. 시스템에 대한 유용한 피드백입니다. 현관문 근처에 있는 바구니에는 열쇠, 선글라스, 우편물을 보관할 수 있습니다. 책상 위의 그릇에는 느슨한 클립과 작은 사무용품을 모아둘 수 있습니다. 이러한 솔루션은 집에서 이미 사용할 수 있는 물건을 사용합니다. ### 이미 가지고 있는 용기를 활용해 수납상자를 구입하기 전, 집 안의 나머지 부분을 확인합니다. 빈 신발 상자에는 케이블, 공예품 또는 문서를 보관할 수 있습니다. 작은 식품 용기에는 나사, 헤어 액세서리, 배터리 등을 보관할 수 있습니다. 깨끗한 머그잔에는 펜을 담을 수 있습니다. 여분의 토트백으로 재사용 가능한 쇼핑백을 모을 수 있습니다. 컨테이너가 방과 일치할 필요는 없습니다. 내용을 쉽게 찾을 수 있도록 해야 합니다. 나는 모든 용기를 맨 위로 채우는 것을 피합니다. 약간의 빈 공간이 있으면 물건을 반납하고 안에 무엇이 들어 있는지 확인하기가 더 쉽습니다. 상자를 사용하기 어려워지면 상자가 너무 작을 수도 있고, 너무 많이 보관하고 있을 수도 있습니다. 라벨은 도움이 될 수 있지만 모든 공간에 필요한 것은 아닙니다. 여러 상자가 비슷해 보이거나 다른 사람이 나에게 묻지 않고 물건을 찾아야 할 때 레이블을 사용합니다. ### 일반적인 혼란에 대한 제한 만들기 일부 범주에는 명확한 제한이 없기 때문에 확장됩니다. 모든 품목을 보관할 수 있으면 종이, 머그잔, 옷, 케이블 및 세면도구가 방 전체에 퍼질 수 있습니다. 나는 내가 가진 공간에 따라 물리적 한계를 선택합니다. - 머그잔은 선반 하나에 들어가야 합니다. - 평상복은 서랍 하나에 들어가야 합니다. - 중요한 서류는 한 폴더에 들어가야 합니다. - 충전 케이블은 하나의 작은 상자에 들어가야 합니다. 공간이 가득 차면 항목을 검토한 후 항목을 추가합니다. 이는 스토리지를 끝없는 확장 프로젝트 대신 부드러운 알림으로 바꿔줍니다. 아이들이 있는 가족은 거실에 있는 장난감 바구니 하나를 사용할 수 있습니다. 바구니가 가득 차면 가족은 장난감을 다시 아이 방으로 옮기거나 몇 가지 물건을 선택하여 물려줄 수 있습니다. 바구니는 큰 보관 장치 없이도 눈에 띄는 경계를 만듭니다. ### 일상적인 항목의 흐름을 수정하세요. 혼란스러운 것은 종종 패턴을 따릅니다. 신발은 문 옆에 모입니다. 접시는 싱크대 옆에 남아 있습니다. 패키지가 바닥에 모였습니다. 의자에 옷이 쌓여있습니다. 며칠 동안 무슨 일이 일어나는지 지켜보며 아이템이 움직이지 않는 지점을 찾아요. 부엌 조리대에 우편물이 남아 있으면 거기에 폴더나 작은 쟁반을 놓아둡니다. 옷이 의자에 쌓이면 근처에 고리를 추가하거나 세탁 바구니를 더 가까이 옮깁니다. 문 근처에 가방이 쌓이면 선반 하나를 정리합니다. 솔루션은 이미 존재하는 습관을 지원해야 합니다. 사람들에게 물건을 집 안 곳곳으로 운반하도록 요청하는 것은 합리적으로 들릴 수 있지만 더 짧은 경로가 효과가 있을 가능성이 더 높습니다. ### 작은 재설정 루틴을 설정하세요. 주말 내내 정리하느라 시간을 보낼 필요가 없습니다. 짧은 재설정으로 공간을 계속 사용할 수 있습니다. 하루가 끝나면 나는 물건을 집으로 돌려보내고 한쪽 표면을 청소하고 다른 방에 있는 물건을 모두 제거합니다. 시스템이 제대로 작동하는 경우에는 몇 분 정도 걸릴 수 있습니다. 나는 또한 작은 "이전" 바구니를 보관합니다. 다른 곳에 속한 항목은 낮 동안 해당 항목으로 들어갑니다. 나중에는 바구니를 들고 집 안을 돌아다니며 모든 것을 한 번에 반납합니다. 이 방법을 사용하면 하나의 개체를 치우기 위해 모든 작업을 중단하는 것을 방지할 수 있습니다. 또한 잘못 놓인 물건이 테이블과 카운터에 영구 거주하는 것을 방지합니다. ### 수납공간 구매 전 검토 정리함을 구매하고 싶은 마음이 들 때 잠시 멈춰서 세 가지 사항을 확인합니다. 1. 더 이상 필요하지 않은 물건을 제거했나요? 2. 나머지 항목에는 클리어 홈이 있습니까? 3. 새 제품으로 인해 액세스가 더 쉬워집니까? 마지막 질문에 대한 답이 불분명하다면 기다리겠습니다. 신제품은 혼잡함을 줄이지 않고도 숨길 수 있습니다. 중요한 문서를 보호하거나 청소 용품을 어린이의 손이 닿지 않는 곳에 보관하는 등 특정 문제를 해결하는 경우에도 구매가 의미가 있을 수 있습니다. 중요한 것은 제품이 습관을 형성할 것이라는 희망보다는 알고 있는 필요에 따라 구매하는 것입니다. 정리는 쇼핑으로 시작될 필요가 없습니다. 중복을 줄이고, 유용한 항목의 위치를 변경하고, 집에 이미 있는 컨테이너를 사용하는 것부터 시작할 수 있습니다. 시스템이 내 일상과 일치하면 물건을 정돈하는 데 드는 노력이 줄어들고 낭비가 줄어듭니다. 이 기사의 내용과 관련하여 문의 사항이 있는 경우 Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029로 문의하세요.
참고 자료 David Allen 2001 일 처리하기 Julie Morgenstern 2004 내부에서 정리하기 Marie Kondo 2014 인생을 바꾸는 정리의 마법 Peter Walsh 2017 Let It Go Joshua Becker 2018 미니멀리스트 홈 Gretchen Rubin 2019 Outer Order Inner Calm
