Daily Planner를 사용하여 30% 더 빠르게 계획을 세우는 비결

많은 사람들이 하루를 계획하는 데 너무 많은 시간을 보내고 일을 하는 데는 너무 적은 시간을 보냅니다. 나는 긴 작업 목록을 작성하고, 완료되지 않은 항목을 다음 날로 옮기고, 내 시간이 어디로 갔는지 궁금해하곤 했습니다. 문제는 노력이 부족한 것이 아니었습니다. 내 계획에는 열려 있는 작업이 너무 많았고 하루에 작업할 수 있는 양에 대한 명확한 제한이 없었습니다. 간단한 일일 계획 요령은 더 짧고 더 유용한 계획을 만드는 데 도움이 되었습니다. 사용 가능한 작업 시간의 70%만 계획하고 나머지 30%는 메시지, 지연, 휴식 및 작은 작업에 남겨 두었습니다. 이는 모든 사람이 30% 더 빠르게 계획을 세울 것이라고 약속하지 않습니다. 하루에 더 많은 공간을 제공하므로 계획을 더 쉽게 세우고 막판 변경 사항을 줄일 수 있습니다. ## 하루 계획 70%의 법칙 당신이 일하는 시간만큼을 가져라. 계획된 작업에 약 70%를 사용합니다. 근무 시간이 8시간이라고 해도 8시간을 모두 회의와 작업 블록으로 채우지는 않습니다. 나는 약 5시간 30분 동안 집중해서 일할 계획이다. 나머지는 정상적인 중단을 위해 열려 있습니다. 간단한 일정은 다음과 같습니다. - 9:00–10:30 — 고객 보고서 작성 - 10:30–11:00 — 메시지 및 이메일 - 11:00–12:00 — 데이터 검토 - 1:00–2:30 — 프레젠테이션 준비 - 2:30–3:00 — 소규모 작업을 위한 버퍼 - 3:00–5:00 — 회의, 업데이트 및 완료되지 않은 작업 열린 공간 시간 낭비가 아닙니다. 빡빡한 일정에서 중요한 작업을 보호합니다. ## 1단계: "오늘 어떤 결과가 유용할까요?"라는 질문으로 시작하는 주요 결과 하나를 선택하세요. 대답은 모호한 활동이 아닌 결과를 설명해야 합니다. "보고서 작업"은 측정하기 어렵습니다. “보고서 초안 작성”은 내가 도달해야 할 명확한 요점을 제공합니다. 한 가지 주요 결과는 하루의 집중을 유지합니다. 나는 여전히 작은 작업을 처리할 수 있지만 가장 유용한 작업과 경쟁하지는 않습니다. ## 2단계: 두 개의 작은 작업 추가 주요 결과를 선택한 후 두 개 이하의 작은 작업을 추가합니다. 예: - 수정된 견적 보내기 - 내일 회의 시간 확인 이렇게 하면 기억할 수 있을 만큼 목록이 짧아집니다. 긴 목록은 생산적으로 보일 수 있지만 하루 종일 추가 결정을 내리는 경우가 많습니다. ## 3단계: 각 작업에 소요되는 시간을 기록해 실제 시간을 추정합니다. 그런 다음 작은 버퍼를 추가합니다. 2시간 정도 걸릴 것 같은 보고서가 조사, 파일 확인, 편집까지 포함하면 3시간이 걸릴 수도 있습니다. 메모와 후속 조치를 위해 회의에 15분이 더 필요할 수 있습니다. 내 추정치는 다음과 같습니다. - 기본 작업: 3시간 - 작은 작업: 30분 - 작은 작업: 20분 - 버퍼: 1시간 총계는 전체 근무일보다 적습니다. 그 차이는 계획에 조정할 여지를 제공합니다. ## 4단계: 지속적인 알림이 아닌 시간 블록을 사용합니다. 저는 각 작업을 시간 블록에 배치합니다. 나는 모든 작은 행동에 대해 새로운 알림을 만들지 않습니다. 시간 블록은 설정된 기간 동안 주의를 기울여야 할 사항이 무엇인지 알려줍니다. 또한 나에게 명확한 중지 지점을 제공합니다. 집중적인 작업을 위해 60~90분 블록을 사용할 수 있습니다. 이메일이나 관리 작업의 경우 20~30분이면 충분합니다. 블록이 끝나면 다음에 무엇이 나올지 결정하기 전에 결과를 확인합니다. ## 5단계: 미완성 작업은 조심스럽게 옮기기 미완성 작업은 이유 없이 내일로 옮겨서는 안 됩니다. 나는 묻습니다. - 추정치가 너무 짧았습니까? - 새로운 요청으로 인해 계획이 변경되었나요? - 과제가 너무 컸나요? - 다음 행보가 불투명해서 미루었나요? 일이 너무 크면 분할해서 나눴어요. "마케팅 계획 만들기"는 다음과 같습니다. - 지난 달 결과 검토 - 대상 고객 선택 - 세 가지 캠페인 아이디어 초안 작성 - 검토 시간 설정 작은 작업으로 다음 작업 블록을 더 쉽게 시작할 수 있습니다. ## 실제 사례 영업 보조원은 8가지 작업으로 하루를 시작할 수 있습니다. 8개를 모두 일정에 포함시키는 대신, 그들은 하나의 주요 결과를 선택합니다. 즉, 3개의 고객 제안을 완료하는 것입니다. 두 가지 작은 작업이 이러한 결과를 지원합니다. - 가격 책정 질문에 응답 - 고객 메모 업데이트 보조자는 제안 작업에 4시간, 메시지에 1시간, 후속 작업에 1시간을 계획합니다. 남은 시간은 열려있습니다. 클라이언트가 새로운 요청을 보내면 계획은 모든 작업을 저녁까지 미루지 않고도 이를 수용할 수 있습니다. ## 방법을 개선하는 작은 변화 하루를 마무리하기 전 5분 동안 계획을 검토합니다. 각 작업을 다음과 같이 표시합니다. - 완료 - 부분적으로 완료 - 시작하지 않음 그런 다음 내일의 다음 주요 결과를 선택합니다. 이것은 아침을 시작할 때 필요한 생각 중 일부를 제거합니다. 목표는 매분을 채우는 것이 아닙니다. 목표는 중요한 작업을 진행할 수 있는 충분한 공간을 제공하는 것입니다. 일일 계획은 실제 근무 조건을 반영할 때 더 효과적으로 작동합니다. 질문, 지연, 짧은 휴식을 위한 여지를 남겨두십시오. 하나의 주요 결과를 선택하고, 두 개의 작은 작업을 추가하고, 불필요한 계획으로부터 하루 중 일부를 보호하세요. 70% 접근 방식은 더 짧은 계획을 세우고 스트레스를 덜 받으며 조정하며 유용한 작업을 완료하는 데 더 많은 시간을 할애하는 데 도움이 될 수 있습니다.

나는 매일 아침 긴 작업 목록으로 시작했지만 여전히 내 시간이 어디로 갔는지 궁금해하며 하루를 마무리하곤 했습니다. 작은 요청이 대규모 프로젝트 간의 격차를 메웠습니다. 이메일로 인해 집중된 업무에 집중할 수 없게 되었습니다. 늦은 오후까지 나는 가장 중요한 일이 아닌 가장 시급하다고 느껴지는 일을 자주 했습니다. 일일 플래너가 그 패턴을 바꾸었습니다. 유용한 부분은 모든 작업을 기록하지 않았다는 것입니다. 진정한 이점은 각 작업에 명확한 장소, 합리적인 시간, 간단한 목적을 부여하는 것에서 비롯되었습니다. 플래너는 혼잡해지기 전에 하루를 계획하는 데 도움을 줄 수 있습니다. ### 1. "오늘 어떤 결과가 유용하다고 느껴지게 만들까요?"라는 질문으로 시작하는 주요 결과 하나를 선택하세요. 대답은 모호한 활동이 아닌 결과를 설명해야 합니다. 약한 예: - 웹사이트 작업 명확한 예: - 홈페이지 소개 작성 및 검토 이 작은 변화는 "완료"가 무엇을 의미하는지 이해하는 데 도움이 됩니다. 또한 조사, 메시지, 사소한 편집 사이를 오가며 2시간을 소비할 가능성도 줄어듭니다. 주요 결과는 업무, 가사 책임 또는 개인적인 목표일 수 있습니다. 주의를 끌 수 있을 만큼 구체적으로 설명하세요. ### 2. 지원 작업 2개 추가 주요 결과를 선택한 후 작은 작업 2개를 추가합니다. 이것들은 모든 열린 공간을 채우지 않고 하루를 지원해야 합니다. 예를 들면 다음과 같습니다. - 고객 이메일 3개에 답장 - 내일 회의를 위한 메모 준비 짧은 목록은 일반적인 방해를 처리할 수 있는 공간을 제공합니다. 12가지 중요한 작업이 포함된 목록은 하루를 시작하기도 전에 압박감을 줍니다. 나는 작업을 액션으로 작성하는 것을 선호합니다. - 공급업체에 전화하기 - 제품 이미지 확인하기 - 결제 보고서 보내기 액션 기반 메모는 "공급업체", "이미지" 또는 "보고서"와 같은 라벨보다 시작하기가 더 쉽습니다. ### 3. 업무와 에너지를 일치시키세요. 매 시간이 같은 느낌은 아닙니다. 나는 정신이 맑을 때 집중적으로 일을 하고, 에너지가 적은 시간에는 간단한 일을 맡깁니다. 내 플래너는 다음과 같습니다. 9:00~10:30 프로젝트 제안서 작성 10:30~10:45 잠시 휴식하기 10:45~11:15 메시지에 답장 1:30~2:00 제품 세부 정보 검토 3:30~4:00 작업 목록 업데이트 및 내일 준비 이 레이아웃은 각 활동에 장소를 제공합니다. 플래너가 현재 블록에 속하는 것을 보여줄 때 나는 다섯 가지 작업 사이를 전환할 가능성이 적습니다. 시간은 정확할 필요는 없습니다. 느슨한 블록은 많은 사람들에게 적합합니다. 목적은 매 순간을 통제하는 것이 아니라 방향을 만드는 것입니다. ### 4. 예상치 못한 일을 위해 공간을 남겨두세요. 열린 공간이 없는 기획자는 따라가기가 어렵습니다. 통화가 오래 걸립니다. 동료가 도움을 요청합니다. 작업을 하고 있는 중에 택배가 도착했습니다. 이제 나는 하루에 한두 개의 작은 틈을 남겨둔다. 이러한 공간을 통해 전체 계획이 실패했다는 느낌을 받지 않고 작업을 이동할 수 있습니다. 예상치 못한 요청이 나타나면 다음과 같이 묻습니다. - 오늘 주의가 필요한가요? - 계획된 작업 하나를 이동할 수 있나요? - 일을 한꺼번에 시작하기보다 명확하게 답변할 수 있나요? 이렇게 하면 다른 사람의 긴급함이 내 전체 일정을 대신하는 것을 방지할 수 있습니다. ### 5. 하루를 마치고 간단한 리뷰를 작성합니다. 일을 마치기 전에 몇 분 동안 플래너를 확인합니다. 완료된 작업을 표시하고, 완료되지 않은 작업을 적절한 날로 옮기고, 더 이상 중요하지 않은 작업을 제거합니다. 또한 지연의 원인에 대해 메모를 하나 작성합니다. 실제 예는 내 이메일 루틴에서 나왔습니다. 한때 나는 하루 종일 메시지에 답할 계획을 세웠습니다. 지속적인 확인으로 인해 글쓰기 세션이 중단되었습니다. 아침 늦게 하나, 오후에 하나, 두 개의 이메일 블록으로 계획을 변경했습니다. 받은편지함은 사라지지 않았지만 집중한 업무를 보호하기가 더 쉬워졌습니다. 리뷰에는 패턴도 표시됩니다. 동일한 작업이 며칠에 걸쳐 진행되는 경우 너무 크거나 불분명하거나 시기가 좋지 않을 수 있습니다. 더 작은 작업으로 나누거나 하루 중 더 나은 시간에 할당할 수 있습니다. ### 6. 시스템을 사용하기 쉽게 유지하세요. 일일 플래너가 또 다른 프로젝트가 되어서는 안 됩니다. 나는 한 페이지, 간단한 디지털 메모 또는 달력을 사용합니다. 형식은 습관보다 덜 중요합니다. 내 기본 레이아웃은 네 부분으로 구성됩니다. - 주요 결과 - 두 가지 지원 작업 - 시간 블록 - 완료되지 않은 작업에 대한 메모 페이지를 색상, 기호 및 긴 지침으로 채우는 것을 피합니다. 심플한 레이아웃 덕분에 바쁜 아침에도 계획을 빠르게 이해할 수 있습니다. 하루에 더 많은 작업을 수행한다고 해서 시간이 절약되는 것은 아닙니다. 이는 반복되는 결정을 줄이고 주의를 보호하며 신중하게 업무를 선택하는 데서 비롯됩니다. 일일 플래너는 주의가 산만해지기 전에 선택을 할 수 있는 공간을 제공합니다. 계획을 짧게 유지하고 변경의 여지를 남겨두고 발생한 일을 검토하면 일정을 관리하기가 더 쉬워지고 작업이 덜 산만해지는 느낌이 듭니다.

나는 얼마나 바쁜가를 기준으로 생산적인 하루를 측정하곤 했습니다. 내 달력은 가득 차고, 받은 편지함은 계속해서 늘어나고, 작은 작업으로 인해 실제로 중요한 작업에 집중할 수 없게 되었습니다. 문제는 노력이 부족한 것이 아니었습니다. 명확한 계획 없이 시작하고 모든 요청을 긴급하게 처리하는 등 작업을 너무 자주 전환했습니다. 더 나은 접근 방식 덕분에 하루에 더 많은 시간을 추가하지 않고도 더 많은 작업을 수행할 수 있었습니다. 나는 매일 하나의 주요 결과를 선택하는 것부터 시작했습니다. 이것은 긴 작업 목록이 아니었습니다. 그날이 유용하다고 느끼게 만드는 결과 중 하나였습니다. 예를 들면 다음과 같습니다. - 클라이언트 제안서의 첫 번째 초안 완료 - 월별 판매 보고서 검토 - 팀 회의 개요 준비 - 제품 페이지의 결제 문제 해결 작은 작업은 여전히 ​​내 목록에 있었지만 더 이상 내 일정을 제어하지 못했습니다. 또한 대규모 프로젝트를 쉽게 시작할 수 있는 작업으로 나누었습니다. “웹사이트 작업”이 너무 광범위했습니다. “홈페이지 소개 쓰기”는 나에게 명확한 출발점을 주었다. '마케팅 개선'은 측정하기 어려웠습니다. '세 가지 캠페인의 리드당 비용 비교'가 더 실용적이었습니다. 명확한 다음 단계는 무엇을 해야 할지 결정하는 데 소요되는 시간을 줄여줍니다. 몇 분마다 메시지 확인을 중단하자 작업이 향상되었습니다. 이메일과 팀 업데이트를 위해 2~3번의 짧은 기간을 설정했습니다. 집중적인 작업 중에는 알림이 계속 꺼져 있었습니다. 이것은 사람들을 무시한다는 의미가 아닙니다. 각 유형의 작업에 고유한 공간을 제공했습니다. 나와 함께 일한 영업 코디네이터는 주간 보고 작업 중에 이 방법을 사용했습니다. 변경하기 전에 그녀는 이메일을 열고, 고객 데이터베이스를 확인하고, 메시지에 응답하고, 보고서로 여러 번 돌아왔습니다. 보고서는 대부분 아침에 걸렸습니다. 그녀는 나중에 데이터 수집에 45분, 검토에 30분, 작성에 20분을 예약했습니다. 보고서가 전송된 후 메시지를 확인했습니다. 작업 관리가 더 쉬워졌고, 그녀의 아침 시간에는 고객과 대화할 수 있는 공간이 더 많아졌습니다. 나는 작업 유형에 맞는 시간 블록을 사용합니다. - 쓰기, 계획 및 분석을 위한 심층 작업 - 메시지 및 일상적인 업데이트를 위한 짧은 블록 - 예상치 못한 질문을 위한 유연한 공간 - 업무가 끝나기 전 간단한 검토 기간 일정에는 변경할 여지가 필요합니다. 매 분마다 예약된 경우 한 번의 지연으로 하루 전체가 영향을 받을 수 있습니다. 또한 작업 전환을 줄이는 방법도 배웠습니다. 스프레드시트에서 회의록으로 이동한 후 고객 메시지로 이동할 때 주의가 조정될 시간이 필요합니다. 겉으로 보기에는 작업이 빠르게 진행되는 것처럼 보일 수 있지만 집중력이 흐려집니다. 유사한 작업을 그룹화하는 것이 도움이 됩니다. 여러 메시지에 함께 답변하고, 한 세션에서 문서를 검토하고, 창의적인 작업 전에 계획을 처리할 수 있습니다. 이것은 내 마음을 더 오랫동안 한 가지 모드로 유지합니다. 일부 작업은 내 목록에 남을 필요가 없습니다. 나는 묻습니다: - 이 작업이 현재 목표를 지원합니까? - 내 주의가 필요한가요? - 프로세스를 단순화할 수 있나요? - 다른 사람이 일부를 처리할 수 있나요? - 이번 주에 안 하면 어떻게 되나요? 이러한 질문은 유용한 작업과 생산적이라고만 느껴지는 활동을 구분하는 데 도움이 됩니다. 내 일일 계획에는 이제 세 부분이 포함됩니다. - 하나의 주요 결과 - 두세 가지 지원 작업 - 기다릴 수 있는 짧은 작업 목록 휴식을 위한 공간도 남겨둡니다. 짧은 산책, 물 한 잔 또는 몇 분의 조용한 시간은 더 맑은 정신으로 직장에 복귀하는 데 도움이 될 수 있습니다. 쉬지 않고 일하면 단순한 일도 더 어렵게 느껴지는 경우가 많습니다. 하루가 끝나면 앞으로 나아갈 일을 몇 분 동안 확인합니다. 나는 완료라고 표시한 상자의 수로 그 날을 판단하지 않습니다. 나는 진전을 이룬 일, 지연을 초래한 방해, 내일 주목해야 할 일을 살펴봅니다. 더 짧은 시간에 더 많은 일을 한다는 것은 모든 작업을 서두르는 것이 아닙니다. 유용한 작업을 선택하고, 집중력을 보호하며, 각 단계를 더 쉽게 시작할 수 있도록 하는 것입니다. 내 계획이 명확하고, 일정에 여유가 있고, 한 번에 하나의 작업에 주의가 집중되면 하루를 더 길게 만들지 않고도 더 나은 작업을 수행할 수 있습니다.

작업 목록이 길면 핵심 작업을 완료하지 못한 채 업무 시간이 꽉 찬 것처럼 느껴질 수 있습니다. 나는 모든 일이 긴급해 보이고, 회의가 하루를 작은 조각으로 나누고, 가장 어려운 일이 계속 내일로 옮겨갈 때 이런 일이 일어나는 것을 보았습니다. 더 나은 계획이 매 순간을 채우는 것을 의미하지는 않습니다. 명확한 결과를 선택하고, 그날의 현실적인 자리를 마련하고, 변화를 위한 충분한 공간을 남겨두는 것을 의미합니다. ### 결과부터 시작합니다. 이 작업 블록이 끝나면 무엇을 끝내야 합니까? "보고서 작업"은 너무 광범위합니다. 더 명확한 목표는 다음과 같습니다. - 고객 피드백 섹션 완료 - 데이터에서 누락된 항목 확인 - 프로젝트 리더에게 초안 보내기 - 검토를 위한 세 가지 설계 옵션 준비 명확한 결과는 진행 상황을 측정하는 방법을 제공합니다. 또한 계획한 결과가 완료되면 작업을 중단하는 데 도움이 됩니다. ### 유용한 작업 세 가지를 선택하세요. 나는 할 일 목록의 모든 항목을 우선순위로 다루지는 않습니다. 나는 그날의 주요 결과를 뒷받침하는 세 가지 작업을 선택합니다. 간단한 계획은 다음과 같습니다. - 제품 페이지 초안 완성 - 고객 의견 5개 검토 - 프로젝트 질문 2개에 답변 작은 작업도 여전히 중요할 수 있습니다. 요점은 사용할 수 있을 만큼 목록을 짧게 유지하는 것입니다. 나는 12가지 우선순위를 적을 때 대개 실행 가능한 계획보다는 소망의 목록을 작성합니다. ### 대규모 작업을 눈에 보이는 단계로 나누기 대규모 프로젝트는 다음 작업이 불분명하기 때문에 종종 느리게 느껴집니다. 나는 프로젝트를 더 이상 계획하지 않고도 시작할 수 있는 단계로 전환합니다. 블로그 기사의 경우 단계는 다음과 같습니다. 1. 독자의 주요 문제 확인 2. 신뢰할 수 있는 두 소스 수집 3. 짧은 개요 작성 4. 시작 부분 작성 5. 실제 사례 추가 6. 명확성을 위해 초안 편집 7. 링크 및 형식 확인 각 단계에는 명확한 목적이 있습니다. 전체 프로젝트를 완료하는 데 며칠이 걸리더라도 움직임을 볼 수 있습니다. ### 가능한 시간에 맞춰 작업을 조정합니다. 나는 하루 중 집중할 수 있는 시간에 심층 작업을 계획합니다. 저는 짧은 답장, 파일 확인, 간단한 업데이트 등을 작은 간격에 배치합니다. 예: - 9:00~10:30: 첫 번째 초안 작성 - 10:30~10:45: 메시지 확인 - 11:00~11:30: 고객 메모 검토 - 2:00~2:45: 다음 버전 편집 및 준비 두 시간이 필요한 작업을 30분 간격으로 두는 것을 피합니다. 그런 종류의 계획은 작업이 시작되기도 전에 압박감을 줍니다. 소규모 디자인 팀에서는 웹 사이트 업데이트를 준비할 때 이 접근 방식을 사용할 수 있습니다. 조용한 시간 동안 한 사람이 페이지 콘텐츠 초안을 작성합니다. 또 다른 사람은 점심 식사 후에 레이아웃을 확인합니다. 그런 다음 팀은 하루 종일 완료되지 않은 작업에 대해 논의하는 대신 짧은 회의 하나로 두 부분을 모두 검토합니다. ### 예상치 못한 작업을 위한 공간 추가 여유 공간이 없는 일정은 한 번의 예상치 못한 통화 후에 실패할 수 있습니다. 나는 까다로운 작업 사이에 작은 버퍼를 둡니다. 버퍼는 다음 용도로 사용될 수 있습니다. - 지연된 승인 - 고객 질문 - 사소한 오류 수정 - 다음 작업을 위한 메모 준비 - 집중 작업 전 잠시 휴식을 취하는 것입니다. 이는 계획을 덜 세우는 것을 의미하지 않습니다. 이는 작업이 완벽한 순서를 따르는 경우가 거의 없다는 것을 받아들이는 것을 의미합니다. ### 간단한 작업 필터 사용 새 요청이 도착하면 다음과 같이 묻습니다. - 오늘의 주요 결과를 지원합니까? - 계속하려면 다른 사람이 이 작업이 필요합니까? - 다음 기획세션까지 기다려도 될까요? - 수락하면 무엇을 제거하나요? 마지막 질문은 계획을 보호하는 데 도움이 됩니다. 아무것도 제거하지 않고 작업을 추가하면 합리적인 일정이 과부하된 일정으로 바뀔 수 있습니다. ### 간단한 리뷰로 마무리 하루가 끝나면 몇 분 동안 계획을 검토합니다. 무엇이 완료되었는지, 무엇이 변경되었는지, 무엇이 새로운 시간대가 필요한지 확인합니다. 나는 끝나지 않은 일을 개인적인 실패로 여기지 않습니다. 때로는 작업이 예상보다 컸습니다. 때로는 결정이 지연되기도 했습니다. 때로는 계획에 너무 많은 내용이 포함되기도 했습니다. 그 이유를 기록하고 다음 계획을 조정합니다. 이렇게 하면 향후 추정이 더 유용해집니다. ### 명확한 한계가 있는 계획 빠른 작업은 서두르지 않고 결정을 줄이는 데서 나오는 경우가 많습니다. 나는 소수의 결과를 선택하고, 다음 작업을 정의하고, 각 작업에 적절한 시간 블록을 제공합니다. 유용한 계획은 한 화면에 표시될 수 있습니다. - 주요 결과: 첫 번째 보고서 초안 보내기 - 집중 작업: 결과 섹션 작성 - 지원 작업: 세 가지 데이터 포인트 확인 - 관리 작업: 검토 요청에 응답 - 열린 공간: 변경을 위한 30분 - 검토 시점: 4시 30분에 진행 상황 확인 이렇게 계획하면 하루가 경직되지 않고 방향이 잡힙니다. 목표는 가능한 모든 작업을 완료하는 것이 아닙니다. 목표는 다음 유용한 단계를 지원하는 작업을 완료하는 것입니다.

계획은 작업 자체보다 더 어렵게 느껴질 수 있습니다. 나는 긴 작업 목록을 작성하고, 며칠 사이에 항목을 옮기고, 진정으로 앞으로 나아갈 일이 무엇인지 알지 못한 채 저녁에 도달할 수도 있습니다. 문제는 노력의 부족이 아닌 경우가 많습니다. 목표가 너무 많고, 행동이 불분명하며, 변화의 여지가 없는 계획입니다. 나는 하나의 명확한 결과, 세 가지 유용한 우선순위, 다음으로 눈에 띄는 조치를 중심으로 구축된 간단한 계획 방법을 사용합니다. 1. 하나의 결과로 시작 “이 계획이 완성되면 무엇이 달라져야 할까요?”라는 질문으로 시작합니다. 약한 대답은 다음과 같습니다. - 웹사이트 작업 - 마케팅 개선 - 프로젝트 구성 이 문구는 결과가 아니라 활동을 설명합니다. 더 명확한 대답은 다음과 같습니다. - 5개의 서비스 페이지 게시 - 기존 고객에게 월별 이메일 보내기 - 다음 분기를 위한 작업 예산 준비 명확한 결과는 하루의 방향을 제시합니다. 또한 목록에 속하는 작업과 대기할 수 있는 작업을 더 쉽게 결정할 수 있습니다. 2. 세 가지 우선순위를 선택하세요 목록이 길면 진전 없이 압박만 가할 수 있습니다. 나는 보통 하루나 일주일 동안 세 가지 우선순위를 선택합니다. 예: 1. 서비스 페이지 초안 작성 2. 지난달 고객 질문 검토 3. 이메일 개요 준비 3번은 엄격한 규칙이 아닙니다. 요점은 관리할 수 있을 만큼 메인 목록을 작게 유지하는 것입니다. 바쁜 하루에는 전화, 메시지, 작은 요청이 포함될 수 있습니다. 이러한 항목은 여전히 ​​중요하지만 모든 항목이 주요 우선순위가 될 필요는 없습니다. 모든 작업이 긴급해 보일 때 나는 다음과 같이 질문합니다. - 어떤 작업이 주요 결과를 뒷받침합니까? - 어떤 업무가 다른 사람의 업무에 영향을 미치나요? - 다음 단계가 명확한 작업은 무엇인가요? 답변은 소음을 줄이는 데 도움이 됩니다. 3. 각 우선순위를 다음 작업으로 전환 "캠페인 계획"은 작업 목록에 비해 너무 광범위합니다. 몇 분 동안 살펴봐도 어디서부터 시작해야 할지 모르겠습니다. 다음 작업은 추가 계획 없이 할 수 있는 작업을 설명해야 합니다. 대신: - 내가 작성하는 캠페인 계획: - 세 고객 그룹 나열 - 마지막 캠페인 보고서 확인 - 다섯 개의 제목 초안 - 랜딩 페이지 목표 하나 선택 이 작은 변화는 마찰을 줄여줍니다. 작업 목록을 열면 해석이 아닌 시작을 할 수 있습니다. 4. 달력에 작업 위치 지정 작업 목록에는 내가 하고 싶은 일이 표시됩니다. 달력에 내가 작업할 시간이 표시됩니다. 회의가 늦어지고, 질문이 나오고, 일부 작업이 예상보다 오래 걸리기 때문에 작업 사이에 공백을 둡니다. 열린 공간이 없는 계획은 한 번의 변경으로 인해 중단되는 경우가 많습니다. 내 일정은 다음과 같습니다. - 9:00~9:30: 메시지 검토 및 하루의 초점 설정 - 9:30~11:00: 서비스 페이지 초안 작성 - 11:00~11:30: 휴식 및 관리 작업 - 11:30~12:15: 고객 질문 검토 - 2:00~2:45: 이메일 개요 준비 매시간 채우려고 하지 않습니다. 유용한 계획은 일상적인 변화가 실패처럼 느껴지지 않도록 해야 합니다. 5. 각 작업에 대해 작은 제한을 설정하세요 시간 제한은 주의를 보호하는 데 도움이 됩니다. 또한 작업이 너무 큰지 여부도 표시됩니다. 예를 들어, 첫 번째 초안을 작성하는 데 45분의 시간을 할애할 수 있습니다. 목표는 해당 블록 동안 완벽한 페이지를 생성하는 것이 아닙니다. 목표는 나중에 검토할 수 있는 사용 가능한 버전을 만드는 것입니다. 이 접근 방식은 글쓰기, 조사, 디자인 및 관리 작업에 적합합니다. 몇 시간이 걸리는 작업은 더 작은 블록으로 나눌 수 있습니다. - 메모 수집 - 개요 만들기 - 첫 번째 초안 작성 - 사실 및 링크 확인 - 명확성을 위해 편집 블록이 작을수록 진행 상황을 더 쉽게 확인할 수 있습니다. 6. 새 계획을 만들기 전에 계획을 검토하세요 하루 또는 일주일이 끝날 때 다음 세 가지 사항을 확인합니다. - 내가 완료한 것은 무엇입니까? - 여전히 유용한 것은 무엇입니까? - 무엇을 제거하거나 변경해야 합니까? 나는 끝나지 않은 모든 일을 다음 날로 미루지 않습니다. 일부 작업은 가치를 잃고 일부 작업은 더 명확한 조치가 필요하며 다른 작업은 이후 프로젝트에 속합니다. 예를 들어, 나는 몇 주 동안 내 목록에 "웹 사이트 개선"을 유지한 적이 있습니다. 너무 넓기 때문에 미완성 상태로 남아 있었습니다. "배송 관련 질문에 대한 새 FAQ 작성"으로 대체했습니다. 그 작업에는 명확한 목적과 가시적인 끝점이 있었습니다. 짧은 검토를 통해 계획이 현재 요구 사항과 연결되도록 유지합니다. 간단한 계획 템플릿 하루, 일주일 또는 소규모 프로젝트에 이 형식을 사용할 수 있습니다. 주요 결과: 무엇을 완료하거나 변경해야 합니까? 세 가지 우선순위: 1. 2. 3. 다음 조치: 각 우선순위에 대해 가장 작고 유용한 조치는 무엇입니까? 시간 블록: 언제 작업하게 되나요? 오픈 스페이스: 예상치 못한 작업을 어디에 배치할 수 있나요? 검토 포인트: 계획은 언제 확인하게 되나요? 이 방법은 모든 지연이나 변경 사항을 제거하지는 않습니다. 이는 계획이 바뀔 때 대응할 수 있는 실질적인 방법을 제공합니다. 더 나은 계획은 더 많은 작업을 추가하는 것이 아닙니다. 명확한 결과를 선택하고, 목록을 줄이고, 다음 작업을 보기 쉽게 만드는 것입니다. 이런 식으로 계획을 세우면 일을 정리하는 데 드는 시간이 줄어들고 내가 원하는 결과를 뒷받침하는 일을 하는 데 더 많은 시간을 할애하게 됩니다. 이 기사의 내용과 관련하여 문의 사항이 있는 경우 Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029로 문의하세요.

David Allen — 2001 — 일 처리하기 Cal Newport — 2016 — Deep Work Greg McKeown — 2014 — 본질주의: 소수의 Stephen R. Covey에 대한 규율 있는 추구 — 1989 — 성공하는 사람들의 7가지 습관 Francesco Cirillo — 2006 — 포모도로 기법 Laura Vanderkam — 2015 — 168시간: 시간이 더 많습니다 당신은 생각