많은 바쁜 리더들은 같은 문제로 하루를 시작합니다. 업무가 너무 많고, 메시지가 너무 많고, 중요한 일에 집중할 시간이 너무 적습니다. 탁상 달력은 소음을 늦추는 간단한 방법을 제공합니다. 그것은 성공을 약속하지 않으며 올바른 판단을 대신할 수도 없습니다. 이메일, 회의, 알림이 인계되기 전에 우선순위를 정하는 것이 가능합니다. 나는 눈에 보이는 달력이 날짜 추적기뿐만 아니라 결정 도구로 사용될 때 가장 잘 작동한다는 것을 발견했습니다. 달력 페이지는 다음과 같은 세 가지 실용적인 질문에 답할 수 있습니다. - 오늘 내가 주목해야 할 것은 무엇입니까? - 무엇을 기다릴 수 있습니까? - 내 시간은 어디에서 보호해야 할까요? 그 작은 습관이 하루의 모습을 바꿀 수 있습니다. ### 1. 오늘의 주요 결과를 하나씩 작성하세요. 긴 작업 목록은 명확한 결과를 낳지 못한 채 진행된 느낌을 주는 경우가 많습니다. 나는 달력 페이지에 하나의 결과를 기록하는 것을 선호합니다. 다음과 같을 수 있습니다. - 판매 보고서 검토 및 결정 - 고객 제안서 작성 - 내일 팀 회의 준비 - 납품 문제에 대해 공급업체에 전화 - 새 서비스 계획의 첫 번째 버전 초안 작성 문구가 중요합니다. "마케팅 작업"은 광범위합니다. '캠페인 아이디어 3가지 쓰기'는 하루의 방향을 더욱 명확하게 만들어줍니다. 일부 비즈니스 리더는 일정을 계획할 때 비슷한 접근 방식을 사용합니다. 그들은 자신의 판단이 필요한 작업을 식별한 다음 덜 긴급한 요청이 하루를 채우기 전에 일정에 해당 작업을 지정합니다. ### 2. 달력을 사용하여 집중 시간을 보호하세요. 탁상달력은 약속만 적는 것보다 시간을 표시해 두는 것이 더욱 유용합니다. 예: 9:00–10:00 — 재무 수치 검토 10:30–11:00 — 팀 체크인 1:30–2:30 — 고객 제안 4:00–4:15 — 내일 계획 정확한 시간은 다를 수 있습니다. 원칙은 동일하게 유지됩니다. 하나의 작업에는 빈 공간이 할당됩니다. 연구와 직장 경험 모두 빈번한 작업 전환으로 인해 업무가 더 힘들어질 수 있음을 보여줍니다. 눈에 보이는 달력은 초점이 계획된 활동이지 회의 사이에 찾으려고 하는 것이 아니라는 점을 상기시켜 줍니다. "이 차단 중에는 이메일이 없습니다"와 같은 간단한 메모도 도움이 될 수 있습니다. 복잡한 생산성 시스템을 요구하지 않고 단순한 경계를 만듭니다. ### 3. 예상치 못한 일을 위한 공간 확보 아침부터 저녁까지 꽉 찬 달력은 정돈된 것처럼 보이지만 실제 비즈니스 문제가 발생할 여지는 없습니다. 고객에게 도움이 필요할 수 있습니다. 배송이 늦게 도착할 수 있습니다. 팀원의 결정이 필요할 수 있습니다. 매 순간이 할당되면 작은 변화 하나가 하루 전체를 방해할 수 있습니다. 나는 페이지에 빈 공간을 남겨둔다. 해당 공간에는 긴급 요청, 짧은 휴식 또는 완료되지 않은 작업이 포함될 수 있습니다. 또한 모든 작업을 저녁으로 미뤄야 하는 부담도 줄어듭니다. 이것이 종이 달력이 디지털 일정과 다르게 느껴지는 이유 중 하나입니다. 열린 공간은 쉽게 볼 수 있습니다. 하루가 시작되기 전에 계획이 현실적인지 여부를 보여줍니다. ### 4. 모든 세부 사항이 아닌 결정을 기록하세요. 탁상 달력은 일기가 아닙니다. 전화 통화나 사소한 행동을 모두 적을 필요는 없습니다. 나는 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 되는 항목을 기록하는 데 사용합니다. - 고객과의 약속 - 프로젝트 진행 상황 확인 날짜 - 답변이 필요한 질문 - 다른 날로 옮겨야 할 작업 - 문제로부터의 교훈 예를 들어, 주문이 지연된 후 "다음 대규모 요청을 수락하기 전에 공급업체 리드 타임을 확인하세요."라고 쓸 수 있습니다. 짧은 메모를 통해 동일한 문제가 다시 발생하는 것을 방지할 수 있습니다. 달력은 내가 어떻게 일하는지에 대한 작업 기록이 됩니다. 시간이 지남에 따라 반복되는 메모를 통해 하루에 너무 많은 회의가 발생하거나 불분명한 승인으로 인해 잦은 지연이 발생하는 등의 패턴이 드러날 수 있습니다. ### 5. 퇴근 전 페이지 검토 하루를 마치고 몇 분 동안 무슨 일이 일어났는지 살펴봅니다. 나는 스스로에게 묻습니다. - 내가 무엇을 완료했는가? - 아직도 주의가 필요한 것은 무엇입니까? - 중요한 작업에 시간을 보냈습니까? - 내일은 무엇이 바뀌어야 할까요? 이번 리뷰는 긴 설명이 필요하지 않습니다. 확인 표시, 짧은 메모 또는 작업에 대한 한 줄이면 충분할 수 있습니다. 아직 끝나지 않은 일이 있으면 신중하게 선택합니다. 다른 날로 옮기거나, 더 작은 작업으로 나누거나, 더 이상 유용한 목적으로 사용되지 않기 때문에 제거합니다. 달력은 명확한 선택을 지원해야 합니다. 오래된 일이 죄책감을 모으고 만들어내는 장소가 되어서는 안 됩니다. ### 6. 스캔하기 쉬운 레이아웃 유지 복잡한 페이지는 사용하기 어렵습니다. 나는 글을 짧게 유지하고 간단한 표시를 사용합니다. - 회의를 위한 원 - 작업을 위한 사각형 - 결정을 위한 별표 - 완료된 작업을 위한 선 나는 약속에 한 가지 색상을 사용하고 개인적인 알림에 다른 색상을 사용합니다. 복잡한 시스템이 필요하지 않습니다. 몇 초 안에 페이지를 이해할 수 없다면 레이아웃을 더 단순하게 만들어야 합니다. 가장 좋은 탁상 달력은 내가 힘들이지 않고 사용할 수 있는 달력입니다. 깨끗한 페이지는 정기적인 계획을 유도합니다. 페이지가 어수선해지면 계획이 또 다른 작업처럼 느껴집니다. 탁상 달력은 매일 생산적인 달력으로 바뀌지 않습니다. 강력한 결과는 여전히 기술, 팀워크, 타이밍 및 건전한 결정에 달려 있습니다. 그 가치는 더욱 실용적입니다. 우선 순위를 선택하고, 주의를 보호하고, 수업을 기록하고, 계획을 조정할 수 있는 눈에 띄는 장소를 제공합니다. 많은 사람들은 명확한 일상의 관점이 문제의 일부를 해결할 수 있을 때 복잡한 방법을 찾습니다. 유용한 비밀은 달력 자체가 아닙니다. 그 뒤에는 습관이 있습니다. 중요한 것이 무엇인지 결정하고, 이를 위한 공간을 확보하고, 발생한 일을 검토하고, 신중하게 다음 단계를 계획하십시오.
많은 CEO들은 몇 분마다 수십 개의 앱을 확인하며 하루를 관리하지 않습니다. 그들은 종종 간단한 탁상 달력을 사용하여 관심을 기울여야 할 사항, 기다릴 수 있는 사항, 시간이 어디로 가는지 확인합니다. 탁상 달력은 나를 위해 회사를 운영하지 않습니다. 이메일에 응답하거나, 직원 문제를 해결하거나, 어려운 결정을 더 쉽게 만들지는 않습니다. 그것이 할 수 있는 것은 내 작업 주변의 정신적 소음을 줄이는 것입니다. 일주일을 한 페이지에 볼 수 있으면 지키지 못할 약속이 줄어듭니다. 매일매일 회의, 통화, 여행, 계획, 예상치 못한 문제가 있을 때 작은 변화가 중요합니다. ### 탁상 달력이 작동하는 이유 디지털 달력은 알림 및 공유 약속에 유용합니다. 알림을 보내고, 회의 시간을 업데이트하고, 여러 사람을 연결할 수 있습니다. 종이 책상 달력은 다른 용도로 사용됩니다. 그것은 나에게 시간에 대한 넓은 시야를 제공합니다. 다음을 볼 수 있습니다. - 일주일 동안의 회의 수 - 집중적인 작업을 위한 충분한 공간이 있는 날짜 - 가까워지는 마감일 - 여행 날짜 및 개인적인 약속 - 동일한 시간 동안 경쟁하는 프로젝트 - 무료로 남아 있어야 하는 비어 있는 기간 전화기에는 일반적으로 한 번에 하나의 약속이 표시됩니다. 탁상 달력은 한 주의 모양을 보여줍니다. 그 시각적 차이가 내가 계획하는 방식을 바꿀 수 있습니다. 수요일에 이미 5개의 회의가 포함되어 있다면 거기에 주요 글쓰기 작업을 배치하지 않을 것입니다. 목요일 아침이 열려 있으면 계획이나 팀 검토를 위해 보호할 수 있습니다. ### 내가 사용할 수 있는 간단한 시스템 시스템에는 많은 색상, 기호 또는 규칙이 필요하지 않습니다. 장식이 너무 많으면 계획이 또 다른 작업으로 변합니다. 나는 세 가지 유형의 정보를 사용합니다. - 고정 약속 - 주요 작업 블록 - 개인적인 약속 고정 약속에는 고객 통화, 인터뷰, 이사회 회의 및 여행이 포함됩니다. 이러한 이벤트에는 정해진 시간이 있으며 일반적으로 다른 사람들이 참여합니다. 주요 작업 블록에는 제안서 작성, 재무 보고서 검토, 프레젠테이션 준비 또는 채용 결정이 포함됩니다. 이러한 작업에는 주의가 필요하지만 공식적인 회의가 없을 수도 있습니다. 개인적인 약속에는 운동, 가족과의 시간, 의료 약속 및 회복 기간이 포함됩니다. 나는 달력의 이러한 부분을 항상 나눠줄 수 있는 공간이 아닌 실제 약속으로 취급합니다. 이 접근 방식은 내 계획이 실제 용량과 일치하는지 확인하는 데 도움이 됩니다. ### 1단계: 고정된 이벤트를 적어보세요. 쉽게 움직일 수 없는 이벤트부터 시작합니다. 예를 들어 월요일에는 다음이 포함될 수 있습니다. - 오전 9시 리더십 회의 - 오전 11시 30분 공급업체 통화 - 오후 2시 제품 검토 - 오후 4시 직원 체크인 이러한 이벤트가 책상 달력에 표시되면 사용 가능한 시간을 판단하기가 더 쉬워집니다. 머릿속이 열려 보이던 하루가 벌써 꽉 차 있을지도 모릅니다. 이 단계에서는 숨겨진 이동 시간도 노출됩니다. 시내를 가로지르는 30분 회의는 준비와 이동을 포함하면 2시간이 걸릴 수 있습니다. 달력에는 회의 시간뿐만 아니라 약속의 실제 비용도 표시되어야 합니다. ### 2단계: 하루에 하나의 주요 작업 추가 일반적인 계획 실수는 하루에 10개의 주요 작업을 배치하는 것입니다. 목록은 생산적으로 보일 수 있지만 계획이 실제 작업에서 살아남을 가능성은 거의 없습니다. 나는 근무일마다 하나의 주요 업무를 선택합니다. 해당 작업은 다음과 같습니다. - 연간 예산 승인 - 판매 프리젠테이션 완료 - 새로운 비즈니스 프로세스 검토 - 중요한 고객과의 대화 - 다음 채용 단계 계획 소규모 작업이 이에 적합할 수 있습니다. 기본 작업은 사용 가능한 최상의 시간을 받습니다. 이 규칙은 하루의 명확한 중심을 제공합니다. 새로운 요청이 나타나면 다음과 같은 직접적인 질문을 할 수 있습니다. 이 요청이 오늘의 주요 작업을 대체할 것인가, 아니면 기다릴 수 있는가? ### 3단계: 열린 공간을 남겨두세요. 꽉 찬 달력은 규칙적으로 보일 수 있습니다. 또한 잘못된 계획을 보여줄 수도 있습니다. 예상치 못한 일은 리더십의 일부입니다. 고객이 심각한 문제를 제기할 수 있습니다. 팀원이 결정을 내리는 데 도움이 필요할 수 있습니다. 배송이 지연될 수 있습니다. 재정적 질문은 하루가 끝나기 전에 답변이 필요할 수 있습니다. 일부러 공간을 열어두는 편이에요. 주중에 2~3개의 짧은 블록을 사용하면 계획된 모든 작업을 저녁까지 미루지 않고도 이러한 문제를 흡수할 수 있습니다. 열린 공간은 나에게 생각할 시간도 준다. 유용한 비즈니스 활동이 모두 즉각적인 메시지, 보고서 또는 회의를 생성하는 것은 아닙니다. 어떤 결정에는 조용한 시간이 필요합니다. ### 4단계: 짧은 메모 사용하기 캘린더 항목을 사용하면 여러 도구를 검색하지 않고도 작업을 시작할 수 있습니다. "마케팅 회의"라고 쓰는 대신 "마케팅 회의 - 리드 품질, 랜딩 페이지 결과 및 4월 예산 검토"라고 쓸 수 있습니다. 대신 "공급업체에 전화"라고 쓸 수 있습니다. "공급업체 전화 - 배송 날짜 및 지불 조건 확인" 이 메모를 통해 이벤트의 목적이 눈에 띄게 됩니다. 또한 준비 시간도 단축됩니다. 나는 달력에 긴 문단을 쓰는 것을 피한다. 바쁜 하루 중에 몇 가지 유용한 단어를 읽는 것이 더 쉽습니다. ### 5단계: 시작하기 전 한 주를 검토합니다. 저는 매주 짧은 시간을 따로 떼어 앞으로의 일을 살펴봅니다. 나는 다음 사항을 확인합니다. - 어떤 회의에 준비가 필요한지 - 어떤 작업이 비즈니스에 가장 큰 영향을 미치는지 - 어떤 주가 너무 혼잡한지 - 어떤 약속을 단축하거나 옮길 수 있는지 - 개인 시간을 보호했는지 여부 - 결정을 내리기 전에 어떤 정보가 필요한지 이 검토는 아직 작은 문제일 때 문제를 찾는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 동일한 프로젝트에 대해 세 번의 별도 회의가 있을 수 있습니다. 적절한 사람과 질문이 포함되면 한 번의 회의로 충분할 수 있습니다. 또한 제안서가 금요일에 마감되지만 해당 날짜 이전에는 작업 블록이 없는 것을 볼 수도 있습니다. 달력은 그 격차를 드러낸다. ### 탁상 달력은 디지털 도구를 대체할 수 없습니다. 대규모 팀에서는 종이 달력만 사용하지 않을 것입니다. 공유 일정, 알림, 화상 통화, 여행 업데이트는 여전히 디지털 시스템에 속합니다. 탁상 달력은 개인 제어판 역할을 합니다. 이를 통해 나의 한 주를 구성하는 약속을 빠르게 확인할 수 있습니다. 내 디지털 달력은 세부 사항을 관리할 수 있습니다. 종이 달력은 그 세부 사항이 무엇을 의미하는지 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 분할은 시스템을 실용적으로 유지합니다. 나는 모든 작은 약속을 종이에 복사할 필요가 없습니다. 나는 내 관심에 영향을 미치는 이벤트와 작업 블록만 작성합니다. ### 실제 사례 월요일부터 금요일까지 한 회의에서 다른 회의로 이동하면서 보내는 사업주를 상상해 보십시오. 각 약속은 유용하지만 소유자는 현금 흐름을 검토하거나 주요 직원과 대화하거나 다음 분기를 계획할 시간이 없습니다. 탁상 달력에는 패턴이 즉시 표시될 수 있습니다. 문제는 노력이 부족한 것이 아니다. 문제는 회의가 눈에 보이는 모든 공간을 차지했다는 것입니다. 소유자는 내부 회의 하나를 공유 업데이트로 옮기고 재무 검토를 위해 화요일 오전을 보호하고 해결되지 않은 문제를 위해 금요일 오후를 열어 둘 수 있습니다. 극적인 변화는 없습니다. 주는 더 명확한 구조를 가지고 있습니다. 유사한 방법이 관리자, 컨설턴트, 프리랜서 또는 소규모 비즈니스 팀에 도움이 될 수 있습니다. 달력이 인상적으로 보일 필요는 없습니다. 그 사람이 실제로 어떻게 일하는지를 반영해야 합니다. ### 피하려고 노력하는 실수 나는 달력을 내가 끝내고 싶은 모든 것을 기록하는 용도로 사용하지 않습니다. 나는 모든 공백을 작업으로 채우지 않습니다. 나는 모든 요청을 긴급한 것으로 처리하지 않습니다. 나는 긴 일련의 회의 후에 하루 종일 심층 작업을 계획하지 않습니다. 나는 목적이 사라진 약속은 달력에 기록하지 않는다. 이러한 습관은 시스템의 가치를 보호합니다. 달력은 실행 가능한 삶보다는 이상적인 삶을 보여주면 덜 유용해집니다. ### 단순한 계획에 대한 나의 견해 탁상 달력의 매력은 리더십을 쉽게 만들어준다는 것이 아닙니다. 그 가치는 시간을 눈에 띄게 만드는 데서 나옵니다. 일주일을 볼 수 있으면 늦은 밤이 되기 전에 과부하가 걸리는 것을 발견할 수 있습니다. 나는 매 시간을 다른 사람에게 맡기는 대신 결정을 위한 시간을 보호할 수 있습니다. 나는 장기간에 걸쳐 비즈니스를 지원하는 업무를 위한 공간을 확보할 수 있습니다. 심플한 탁상달력은 장식이 아닌 필터로 사용할 때 가장 잘 활용됩니다. 이는 공간이 필요한 것, 준비가 필요한 것, 일정에서 제외해야 하는 것을 선택하는 데 도움이 됩니다.
많은 리더들은 메시지, 회의 알림, 완료되지 않은 작업이 가득한 화면으로 하루를 시작합니다. 그 날은 그들이 스스로 하나의 명확한 결정을 내리기 전에 일련의 반응이 될 수 있습니다. 나는 간단한 탁상 달력이 직장에 도착하고 주변의 모든 것에 응답하는 사이에 잠시 휴식을 취할 수 있다는 것을 발견했습니다. 디지털 달력을 대체하지는 않습니다. 그것은 하루에 눈에 보이는 모양을 제공합니다. 일일 책상 달력에는 일반적으로 날짜 하나, 페이지 하나, 제한된 공간만 표시됩니다. 그 한도는 유용합니다. 실용적인 질문을 하도록 격려합니다: 오늘 내가 주목해야 할 것은 무엇입니까? 받은 편지함을 열기 전에 세 가지 항목을 적습니다. - 주의가 필요한 결정 하나 - 팀을 지원하는 작업 하나 - 내 에너지를 보호하는 개인적인 행동 목록은 한 눈에 읽을 수 있을 만큼 짧습니다. 또한 새로운 요청이 나타날 때 참조 지점을 제공합니다. 리더는 정규 근무 시간 동안 수십 개의 메시지를 받을 수 있습니다. 모든 메시지에 즉각적인 답변이 필요한 것은 아닙니다. 내 책상 위에 있는 세 가지 항목을 보면 각각의 새로운 요청을 이미 선택한 작업과 비교할 수 있습니다. 일부 요청은 다른 날에 속합니다. 일부는 동료에게 전달될 수 있습니다. 일부는 직접적인 응답이 필요합니다. 이 습관은 모든 메시지의 무게가 동일하다는 느낌을 줄이는 데 도움이 됩니다. 탁상 달력을 사용하면 우선순위를 더 쉽게 공유할 수도 있습니다. 팀 회의 중에 “채용 계획 검토” 또는 “주요 공급업체에 전화”와 같은 짧은 메모를 작성할 수도 있습니다. 메모는 다른 사람에게 영향을 미치는 작업을 시각적으로 상기시켜줍니다. 예를 들어 소규모 사업주가 오전 9시 이전에 단골 고객의 불만 사항, 직원 일정 문제, 공급업체 업데이트 등을 받을 수 있습니다. '고객 전화'를 주요 작업으로 작성하면 문제가 일상적인 이메일에 묻히는 것을 방지할 수 있습니다. 달력은 불만을 해결하지 않습니다. 이를 적절하게 처리하는 데 필요한 시간을 보호하는 데 도움이 됩니다. 페이지가 단순할 때 습관이 가장 잘 작동합니다. 나는 한 장에 전체 작업 목록을 작성하는 것을 피합니다. 긴 목록은 집중력을 향상시키지 못한 채 압박감을 주는 경우가 많습니다. 바쁜 하루 중에는 몇 가지 명확한 단어를 사용하는 것이 더 쉽습니다. 예상치 못한 일을 대비해 작은 공간도 남겨둡니다. 새로운 기회, 직원의 우려 사항 또는 프로젝트 변경에는 주의가 필요할 수 있습니다. 열린 공간을 통해 모양을 잃지 않고 계획을 조정할 수 있습니다. 결국 나는 내가 얼마나 완료했는지로 페이지를 판단하지 않습니다. 무엇이 달라졌는지 살펴봅니다. 완성된 메모에는 진행 상황이 표시될 수 있습니다. 완료되지 않은 메모를 통해 작업이 너무 크거나 불분명하거나 그날의 실제 요구 사항과 연결되지 않았음을 알 수 있습니다. 다른 날짜로 이동하거나 더 작은 작업으로 나누거나 제거할 수 있습니다. 이 짧은 검토에는 5분도 채 걸리지 않습니다. 이는 주간 계획 세션 중에 유용할 수 있는 결정 기록을 생성합니다. 패턴을 보여줄 수도 있습니다. 며칠 동안 같은 항목이 나타나면 시간이 부족한 것이 문제가 아닐 수도 있습니다. 다음 단계에서는 더 명확한 소유자나 더 작은 범위가 필요할 수 있습니다. 실제 페이지에는 또 다른 이점이 있습니다. 손으로 글을 쓰다 보면 단어를 선택할 정도로 속도가 느려진다. "판매 작업"은 모호합니다. “3건의 고객 통화 검토”는 그날의 명확한 조치를 제공합니다. “운영 개선”은 광범위합니다. “배송 체크리스트 승인”이 예약하기 더 쉽습니다. 탁상 달력은 상태를 측정하는 척도가 아닙니다. 이는 개인이 생산적이거나 준비가 되어 있거나 성공했다는 것을 증명하지 않습니다. 그 가치는 주변의 일상에서 나옵니다. 첫 번째 작업 세션이 시작되는 곳에 배치하세요. 날짜를 쓰세요. 소수의 우선순위를 선택하십시오. 표현을 직접적으로 유지하세요. 자리를 떠나기 전에 페이지를 검토하세요. 이러한 프로세스는 바쁜 리더가 지속적인 반응에서 의도적인 주의로 이동하는 데 도움이 될 수 있습니다. 달력은 여전히 단순하지만 그 뒤에 있는 매일의 선택은 더 나은 회의, 더 명확한 결정, 더 집중된 작업을 형성할 수 있습니다.
많은 사람들이 할 일의 전체 목록을 가지고 하루를 시작하지만 시간이 어디로 갔는지 궁금해하며 하루를 마무리합니다. 이메일이 아침을 대신합니다. 회의는 오후에 나누어졌습니다. 작은 요청이 중요한 일을 저녁까지 미루게 됩니다. 나는 효과적인 일일 계획은 매 순간을 채우는 것보다 하루의 각 부분에 명확한 목적을 부여하는 것보다 중요하다는 것을 깨달았습니다. 많은 비즈니스 리더들은 비슷한 접근 방식을 사용합니다. 즉, 집중적인 업무를 위한 시간을 보호하고, 변화를 위한 공간을 남겨두고, 하루가 시작되기 전에 우선 순위를 검토합니다. 실용적인 일일 계획은 일정이 빡빡하다는 느낌을 주지 않으면서 더 집중해서 일하는 데 도움이 될 수 있습니다. ### 짧은 우선순위 목록으로 시작합니다. 먼저 주의가 필요한 모든 사항을 적는 것부터 시작합니다. 이 목록에는 고객 통화, 보고서, 제품 결정, 개인 심부름, 메시지 응답과 같은 작은 작업이 포함될 수 있습니다. 그런 다음 세 가지 우선순위 항목을 선택합니다. 이것이 항상 가장 쉬운 작업은 아닙니다. 그날의 주요 목표를 지원하는 작업입니다. 이 세 가지를 끝내면 소소한 항목이 몇 개 남아 있어도 하루는 앞으로 나아갔다. 예를 들어, 영업 관리자는 다음을 선택할 수 있습니다. - 고객 프레젠테이션 준비 - 월별 매출 수치 검토 - 팀 구성원 한 명 코치 모든 이메일에 응답하는 것은 생산적이라고 느낄 수 있지만 주요 고객 회의를 준비하는 것과 같은 자리에 앉을 자격이 없을 수 있습니다. ### 내 에너지에 맞춰 작업을 연결하세요. 내 초점은 하루 종일 바뀌어요. 나는 대개 마음이 상쾌할 때 힘든 일을 처리한다. 일상적인 작업은 에너지가 낮은 기간을 기다릴 수 있습니다. 간단한 일정은 다음과 같습니다. - 8:30~10:00: 복잡한 문제 작성, 계획 또는 해결 - 10:00~10:30: 메시지 확인 - 10:30~12:00: 회의 또는 팀 작업 - 1:30~3:00: 프로젝트 작업 - 3:00~4:00: 통화 및 후속 조치 - 4:00~4:30: 검토 및 내일 준비 정확한 시간은 다음과 같습니다. 과제와 내 에너지의 일치만큼 중요하지 않습니다. 회의 사이에 심층 작업을 할 때 작업 자체를 수행하는 것보다 다시 시작하는 데 더 많은 시간을 소비하는 경우가 많습니다. ### 분 단위 계획이 아닌 시간 단위를 사용하세요. 세부적인 일정은 체계적으로 보이지만 변경의 여지가 없습니다. 지연된 통화, 긴급한 고객 질문 또는 기술적인 문제로 인해 전체 계획이 깨졌다고 느낄 수 있습니다. 시간 블록은 더 명확한 구조를 제공합니다. - 집중 블록 - 커뮤니케이션 블록 - 회의 블록 - 관리자 블록 - 검토 블록 필요할 때 목적을 잃지 않고 블록을 이동할 수 있습니다. 이 접근 방식은 계획된 작업과 예상치 못한 요청이 모두 포함된 하루를 보내는 사람들에게 적합합니다. 소규모 사업체 소유자는 아침 시간을 사업 결정을 위해, 낮 시간은 고객과 직원을 위한 시간, 늦은 오후 시간은 서류 작업을 위해 예약할 수 있습니다. 계획에는 형태가 있지만 고객이 도움이 필요할 때 여전히 조정될 수 있습니다. ### 집중적인 업무 보호 일상적인 스트레스의 상당 부분은 지속적인 방해로 인해 발생합니다. 각 메시지를 읽는 데는 1분밖에 걸리지 않지만 마음이 원래 작업으로 돌아가려면 훨씬 더 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다. 집중 차단 중에는 불필요한 알림을 무음으로 설정하고 작업과 관련된 도구만 앞에 둡니다. 메시지를 다시 확인할 시기를 팀에 알릴 수도 있습니다. 이것은 사람들을 무시한다는 의미가 아닙니다. 이는 다른 사람들이 나에게 연락할 수 있는 명확한 시간을 제공하고 주의가 필요한 작업을 완료할 수 있는 더 나은 기회를 제공합니다. 예를 들어, 캠페인 개요를 작성하는 마케팅 직원은 몇 분마다 받은 편지함을 여는 대신 10시와 2시 30분에 이메일을 확인할 수 있습니다. ### 예상치 못한 일을 위해 공간을 남겨두세요. 1분 1초를 소모하는 일정은 유지하기 어렵습니다. 나는 하루에 한두 번 공개 시간을 두는 것을 선호합니다. 이 공간은 다음을 지원할 수 있습니다. - 계획보다 오래 걸리는 작업 - 고객 요청 - 짧은 회복 휴식 - 동료와의 유용한 대화 - 새로운 정보 검토 열린 시간은 낭비되는 시간이 아닙니다. 이는 이후의 모든 작업을 저녁까지 강요하지 않고도 계획이 변경 사항을 흡수하는 데 도움이 됩니다. ### 대기할 수 있는 항목 결정 모든 요청에 동시에 응답이 필요한 것은 아닙니다. 새로운 작업이 나타나면 스스로에게 묻습니다. - 이것이 오늘의 주요 목표를 뒷받침하는가? - 작업을 계속하려면 내 응답이 필요한 사람이 있나요? - 나중에 해도 될까요? - 위임해도 되나요? - 꼭 해야 하는 일인가요? 이러한 질문은 받은 편지함에 표시되었기 때문에 긴급하다고 느껴지는 작업과 실제 우선순위를 구분하는 데 도움이 됩니다. 팀 리더는 하루 동안 10개의 요청을 받을 수 있습니다. 어떤 사람들은 빠른 답변이 필요합니다. 일부는 하나의 메시지로 그룹화될 수 있습니다. 일부는 다른 사람의 것일 수도 있습니다. ### 짧은 리뷰로 하루를 마무리합니다. 완료한 내용과 변경된 사항, 내일 주의해야 할 사항을 몇 분 동안 확인합니다. 나는 완료되지 않은 모든 작업에 대해 나 자신을 판단하기 위해 이 리뷰를 사용하지 않습니다. 나는 패턴을 찾는다. 어쩌면 회의가 예상보다 오래 걸릴 수도 있습니다. 아마도 나는 피곤한 오후 이후에도 계속 창의적인 작업을 계속하고 있는 것 같습니다. 작은 요청으로 인해 고객 프로젝트에 시간이 걸릴 수도 있습니다. 이 검토는 동일한 문제를 반복하는 대신 다음 계획을 조정하는 데 도움이 됩니다. 유용한 메모는 다음과 같습니다. - 완료됨: 고객 제안 및 팀 체크인 - 이동됨: 예산 검토 - 이유: 고객 문제에 주의가 필요함 - 내일: 첫 번째 회의 전에 예산 검토 ### 일일 계획은 이를 사용하는 사람을 지원해야 합니다. CEO의 달력에는 전략 회의, 고용 토론 및 비즈니스 검토가 포함될 수 있습니다. 내 일정이 다르게 보일 수도 있습니다. 유용한 교훈은 다른 사람의 달력을 복사하지 않는 것입니다. 의미 있는 일을 보호하고 사람에게 여지를 남겨주는 시스템을 만드는 것입니다. 강력한 일일 계획에는 소수의 명확한 우선순위, 현실적인 시간 블록, 변경 공간 및 간단한 검토가 포함됩니다. 시계에 얽매이는 느낌을 받기보다는 낮 동안 더 나은 선택을 할 수 있도록 도와주어야 합니다. 목적을 가지고 계획을 세우면 더 적은 수의 작업을 완료하면서도 더 나은 발전을 이룰 수 있습니다. 이는 종종 근무일을 더욱 현명하게 활용하는 방법입니다. 우리는 산업 분야에서 광범위한 경험을 가지고 있습니다. 전문적인 조언을 원하시면 저희에게 연락하세요: Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
