많은 사람들은 노력이 부족해서 어려움을 겪는 것이 아닙니다. 그들은 자신의 업무가 하루 종일 관심을 끌기 위해 경쟁하기 때문에 어려움을 겪습니다. 나는 생산적으로 보이지만 다음에 할 일을 선택하는 데 거의 도움이 되지 않는 긴 할 일 목록을 작성하곤 했습니다. 작은 요청으로 인해 중요한 작업이 밀려났습니다. 회의로 인해 집중력이 흐트러졌습니다. 하루가 끝날 무렵, 나는 몇 가지 쉬운 작업을 완료했지만 여전히 뒤쳐져 있다는 느낌을 받았습니다. 유용한 계획자는 각 작업에 명확한 장소, 현실적인 시간, 거기에 있어야 하는 이유를 제공하여 이러한 패턴을 바꿉니다. 계획자는 바쁜 일정에서 모든 문제를 제거할 수 없습니다. 하루가 시작되기 전에 작업을 보는 데 도움이 될 수 있습니다. 주간 보기부터 시작하겠습니다. 나는 회의, 학교 운영, 약속, 프로젝트 마감일 등 정해진 약속을 적습니다. 이러한 항목에는 이미 시간이 걸리므로 이에 대해 계획을 세우면 안 됩니다. 이 간단한 단계는 내가 실제로 얼마나 많은 작업 시간을 가지고 있는지 보여줍니다. 종이에 10시간의 공개 시간이 있는 한 주에는 여행, 전화, 휴식 및 일상적인 업무 후에 사용할 수 있는 시간이 5시간만 포함될 수 있습니다. 실제 숫자로 계획하면 일정을 더 쉽게 따라갈 수 있습니다. 그 후 소수의 의미 있는 결과를 선택합니다. 글을 쓰는 대신: - 이메일 응답 - 보고서 작업 - 전화 걸기 - 프로젝트 확인 - 파일 정리 목록을 보다 명확한 작업으로 바꿉니다. - 결정이 필요한 3개의 고객 이메일에 회신 - 보고서 소개 및 데이터 섹션 작성 - 납품 날짜에 대해 공급업체에 전화 - 누락된 비용에 대한 프로젝트 예산 검토 명확한 작업을 수행하면 작업의 의미를 결정하는 데 소요되는 시간이 줄어듭니다. 또한 진행 상황을 더 쉽게 확인할 수 있습니다. 나는 보통 하루에 하나의 주요 작업을 선택하고 두세 개의 작은 작업을 선택합니다. 주요 업무는 내가 할 수 있는 최선의 집중을 받습니다. 소규모 작업은 회의나 에너지가 적은 기간에 적합할 수 있습니다. 일반적인 근무일은 다음과 같습니다. 9:00~10:30 — 고객 보고서 초안 작성 10:30~10:45 — 휴식 시간 10:45~11:15 — 우선 순위 메시지에 회신 11:30~12:00 — 팀 회의 1:30~2:00 — 공급업체에 전화 3:00~3:30 — 수치 검토 및 다음 단계 기록 일정에 약간의 여유가 있습니다. 그 공간이 중요해요. 배달 질문, 동료의 요청 또는 시간이 더 오래 걸리는 작업으로 인해 계획이 변경될 수 있습니다. 매 순간이 예약되어 있을 때 한 번의 지연으로 인해 하루 전체가 허전한 느낌을 받을 수 있습니다. 나는 또한 계획과 녹음을 분리합니다. 계획은 내가 무엇을 하려는지 알려준다. 녹음은 실제로 일어난 일을 보여줍니다. 하루가 끝나면 완료된 작업을 표시하고, 완료되지 않은 작업을 옮기고, 지연에 대해 짧은 메모를 작성합니다. 이 메모는 판단하는 것이 아니라 유용해야 합니다. - 보고서에 더 많은 데이터가 필요합니다. - 통화가 예상보다 오래 걸렸습니다. - 두 번의 긴급 요청으로 작업 순서가 바뀌었습니다. - 편집에 필요한 시간을 과소평가했습니다. 며칠 후 이 메모를 통해 패턴이 드러납니다. 오후에는 글쓰기 시간이 더 길어지고, 회의가 자주 끝나거나, 특정 작업에 다른 사람의 정보가 필요할 수도 있습니다. 플래너는 단지 희망사항의 목록이 아닌 나의 작업 습관에 대한 기록이 됩니다. 간단한 일일 계획 프로세스는 10분 정도 걸릴 수 있습니다. 1. 주간 보기를 확인합니다. 2. 고정 약속을 추가하세요. 3. 하나의 주요 결과를 선택하십시오. 4. 지원 업무를 2~3개 선택하세요. 5. 변경할 여지를 남겨두십시오. 6. 작업을 중단하기 전날을 검토하십시오. 도구 자체는 복잡할 필요가 없습니다. 노트, 인쇄된 주간 계획표 또는 디지털 달력을 사용할 수 있습니다. 더 나은 선택은 추가 작업을 만들지 않고 열고 업데이트하는 것입니다. 예를 들어, 중소기업 소유자는 고객 메시지, 재고 확인, 결제 기록으로 바쁜 월요일을 보낼 수 있습니다. 긴 작업 목록은 이러한 의무가 동등하다고 느낄 수 있습니다. 플래너는 이를 시간과 영향별로 구분할 수 있습니다. - 오전: 재고 정보 확인 - 늦은 오전: 고객 질문에 응답 - 오후: 결제 기록 업데이트 - 하루 종료: 다음 배송 목록 준비 그렇다고 작업량이 줄어들지는 않습니다. 주문을 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 나는 또한 완료되지 않은 작업을 눈에 보이되 제한적으로 유지하는 방법을 배웠습니다. 모든 작업을 내일로 옮기면 끝이 없는 두 번째 할 일 목록이 생성됩니다. 작업이 며칠 동안 끝나지 않으면 여전히 필요한지, 너무 큰지, 아니면 다른 사람을 기다리고 있는지 묻습니다. 큰 작업은 더 작은 단계로 나눌 때 더 쉬워질 수 있습니다. - 프로젝트 노트 수집 - 핵심 사항 선택 - 대략적인 개요 작성 - 첫 번째 섹션 작성 - 수치 확인 - 검토를 위해 초안 보내기 이러한 세부 수준은 명확한 시작점을 제공합니다. 시작하는 것이 계속하는 것보다 더 어려운 경우가 많습니다. 가장 유용한 플래너는 페이지나 기능이 가장 많은 플래너가 아닙니다. 주의가 산만해지기 전에 실용적인 선택을 하는 데 도움이 되는 것입니다. 나는 계획을 덜 세우고, 변화의 여지를 남겨두고, 프로세스에 추가적인 부담을 주지 않고 무슨 일이 일어났는지 검토합니다. 좋은 계획자는 완벽한 날을 약속하지 않습니다. 그것은 내 주의에 방향을 제시하고, 의미 있는 일을 위한 시간을 보호하는 데 도움을 주며, 내 일정을 어디에서 변경해야 하는지 보여줍니다.
바쁜 일정으로 인해 모든 작업이 긴급하게 느껴질 수 있습니다. 나는 하루 종일 메시지에 응답하고, 회의에 참여하고, 작은 요청을 처리하는 데 시간을 보낼 수 있지만 여전히 중요한 작업이 왜 완료되지 않았는지 궁금합니다. 더 나은 계획을 세우면 시간을 더 주의 깊게 사용할 수 있습니다. 완벽한 루틴이나 복잡한 앱이 필요하지 않습니다. 나에게 필요한 것, 관리할 수 있는 것, 기다릴 수 있는 것이 무엇인지 명확하게 파악하는 것부터 시작됩니다. 나는 그날의 명확한 결과 하나를 선택하는 것으로 시작합니다. 이 결과는 모호한 활동이 아닌 결과를 설명해야 합니다. “보고서 작업”으로 인해 지연될 여지가 너무 많습니다. “판매 보고서 초안을 작성하고 검토를 위해 보내세요”는 눈에 보이는 목표를 제공합니다. 명확한 결과는 새로운 요청이 나타날 때 더 나은 선택을 하는 데 도움이 됩니다. 작업이 그날의 주요 결과를 지원하지 않는 경우 내 일정을 대신하는 대신 다른 시간으로 이동할 수 있습니다. 나는 또한 일일 목록을 짧게 유지합니다. 긴 작업 목록은 생산적으로 보일 수 있지만 하루를 시작하기 전에 압박감을 줄 수 있습니다. 나는 일반적으로 세 가지 주요 작업을 선택합니다. - 내 주요 목표를 지원하는 작업 하나 - 정기적인 책임을 처리하는 작업 하나 - 향후 작업을 계속 진행하는 작업 하나 더 작은 작업은 별도의 목록에 머물 수 있습니다. 이렇게 하면 내 주의를 통제하지 않고도 눈에 띄게 됩니다. 나는 작업을 계획할 때 필요한 시간을 추정합니다. 보고서를 작성하는 데는 2시간이 걸릴 수 있지만 판매 수치를 확인하고, 누락된 세부 정보를 찾고, 최종 초안을 검토하는 데 시간이 더 추가될 수 있습니다. 이런 부분을 무시하면 점심이 되기 전에 일정이 꽉 차거든요. 이제 작업 사이에 공간을 남겨둡니다. 30분의 공백은 예상치 못한 전화에 응답하거나, 오류를 수정하거나, 잠시 휴식을 취할 수 있는 공간을 제공합니다. 여유 시간이 없는 계획은 서류상으로는 깔끔해 보이지만 정상적인 작업 조건에서는 종종 실패합니다. 또한 대규모 프로젝트를 작은 작업으로 나눕니다. “새 서비스 출시”는 일일 계획에 비해 너무 광범위합니다. 다음과 같이 나눌 수 있습니다. - 대상 고객 확인 - 서비스 기능 나열 - 배송 비용 확인 - 간단한 제안 페이지 준비 - 두 고객에게 피드백 요청 각 작업을 통해 명확한 시작 지점을 얻을 수 있습니다. 진행 상황을 더 쉽게 확인할 수 있고 프로젝트가 너무 크다고 느껴서 프로젝트를 지연할 가능성이 줄어듭니다. 실제적인 예는 새로운 제품 페이지를 준비하는 소규모 온라인 상점입니다. 소유자는 페이지를 작성하고, 사진을 찍고, 가격을 확인하고, 모든 것을 오후에 게시할 계획을 세울 수 있습니다. 사진을 편집해야 하거나 제품 세부 정보가 누락되면 해당 계획이 실패할 수 있습니다. 보다 실행 가능한 계획은 각 부분에 고유한 시간을 제공합니다. 오너는 아침에 상품 정보를 확인하고, 점심 식사 후에 사진을 준비하고, 페이지를 검토한 후 게시합니다. 페이지에 또 다른 편집이 필요한 경우 일정에 편집할 공간이 있습니다. 나는 집중적인 업무를 위한 시간을 보호합니다. 메시지와 알림은 내 관심을 작은 조각으로 나눌 수 있습니다. 나는 종종 전화기를 책상에서 멀리 두고 정해진 시간 동안 메시지를 확인한다. 이 간단한 변화는 한 가지 작업을 더 오랫동안 수행하는 데 도움이 됩니다. 나는 모든 방해를 제거하려고 노력하지 않습니다. 일부 통화 및 요청에는 빠른 응답이 필요합니다. 조치가 필요한 방해 요소와 기다릴 수 있는 방해 요소를 선택합니다. 하루가 끝나면 나 자신을 비난하지 않고 계획을 검토합니다. 나는 세 가지 질문을 합니다. - 내가 완료한 것은 무엇입니까? - 지연의 원인은 무엇입니까? - 내일은 무엇을 바꿔야 할까요? 누락된 작업은 작업이 너무 크거나 예상 시간이 너무 짧거나 우선순위가 명확하지 않음을 나타낼 수 있습니다. 이 리뷰는 힘든 하루를 유용한 정보로 바꿔줍니다. 계획은 실제 습관과 일치할 때 가장 잘 작동합니다. 휴식 시간이 없는 일정은 하루 종일 고객 통화를 처리하는 사람에게는 적합하지 않을 수 있습니다. 상세한 시간별 계획은 우선순위가 자주 바뀌는 관리자에게는 적합하지 않을 수 있습니다. 나는 하나의 주요 결과, 몇 가지 명확한 작업, 일반적인 변경을 위한 충분한 공간 등 유연한 구조를 선호합니다. 목표는 매시간 채우는 것이 아닙니다. 목표는 그날 올바른 작업에 공정한 장소를 제공하는 것입니다. 그 아이디어로 계획을 세우면 반응하는 시간을 줄이고 꾸준한 발전을 이루는 데 더 많은 시간을 쏟게 됩니다. 간단한 계획이 모든 문제를 제거할 수는 없지만 다음 유용한 단계를 확인하고 더 명확한 마음으로 그 단계를 향해 나아가는 데 도움이 될 수 있습니다.
많은 유능한 사람들은 기술이 부족해서 어려움을 겪는 것이 아닙니다. 그들은 회의, 메시지, 후속 조치, 개인 작업, 예상치 못한 요청에 주의가 분산되어 있기 때문에 어려움을 겪습니다. 저는 영업팀에서 이런 일이 일어나는 것을 보았습니다. 담당자는 하루 종일 고객과 대화할 수 있지만 제안서 보내기, 통화 녹음 또는 따뜻한 리드에 대한 후속 조치를 잊어버릴 수 있습니다. 업무는 바쁘게 느껴지지만 주요 업무는 아직 끝나지 않은 상태입니다. 좋은 계획자는 노력을 눈에 보이는 진전으로 바꾸는 데 도움이 됩니다. 각 작업에 장소를 제공하고, 집중적인 작업을 위한 시간을 보호하며, 일상적인 행동이 더 큰 목표를 지원하는지 여부를 보여줍니다. 플래너는 단순한 작업 목록이 아닙니다. 이는 내 시간을 투자할 가치가 있는 일을 결정하는 간단한 시스템입니다. 나는 한 주를 계획할 때 활동보다는 결과부터 시작합니다. "이메일 응답"은 움직임을 설명하지만 유용한 결과를 보여주지는 않습니다. “수정된 제안서를 자격을 갖춘 세 명의 고객에게 보냅니다.”는 나에게 명확한 목표를 제공합니다. 이 작은 변화로 인해 내 작업을 더 쉽게 측정할 수 있습니다. 나는 스스로에게 질문할 수 있습니다. - 무엇을 완료해야 합니까? - 누가 관련되어 있나요? - 다음 행동은 어떤 모습인가요? - 언제 작업할 예정인가요? 명확한 작업은 시작하는 데 필요한 정신적 노력을 줄여줍니다. 나는 또한 우선순위에 따라 작업을 분리합니다. 목록이 길면 모든 항목이 긴급해 보일 수 있습니다. 심지어 몇 가지 작업만이 주요 목표에 영향을 미칠 때도 마찬가지입니다. 내 일일 계획에는 일반적으로 세 가지 그룹이 포함됩니다. - 현재 비즈니스 목표를 지원하는 작업 - 정해진 날짜에 완료해야 하는 작업 - 하루가 혼잡할 경우 기다릴 수 있는 작은 작업 이 접근 방식은 집중이 필요한 작업을 위한 시간을 보호하는 데 도움이 됩니다. 고객 제안, 채용 인터뷰 또는 제품 리뷰에는 조용히 주의가 필요할 수 있습니다. 여러 번의 짧은 통화 사이에 놓지 않고 좋은 결과를 기대합니다. 나는 또한 변화를 위한 여지를 남겨둔다. 아침부터 저녁까지 빡빡한 일정은 생산적으로 보일 수 있지만 고객 질문, 기술 문제 또는 지연된 회의의 여지가 없습니다. 하나의 작업이 예상보다 오래 걸리면 하루 전체가 무너질 수 있습니다. 나는 가능한 작업 시간의 약 60~70%를 계획하는 것을 선호합니다. 남은 공간은 하루의 통제력을 잃지 않고 응답할 수 있는 공간을 제공합니다. 주간 검토는 패턴을 파악하는 데 도움이 됩니다. 완료되지 않은 작업을 살펴보고 왜 다른 날로 옮겼는지 묻습니다. 때로는 작업이 너무 컸습니다. '영업 프로세스 개선'은 별도의 작업이 많아 일정을 잡기가 어렵습니다. 이를 더 작은 단계로 나눌 수 있습니다. - 현재 프로세스 검토 - 일반적인 고객 질문 나열 - 응답 시간 비교 - 새로운 후속 조치 순서 초안 작성 - 팀과 변경 사항 논의 명확한 다음 조치는 작업을 더 쉽게 시작하고 완료하기 쉽게 만듭니다. 플래너는 후속 조치를 관리하는 데도 도움이 됩니다. 이는 판매, 서비스, 채용 및 프로젝트 작업에 중요합니다. 화요일에 고객과 통화하고 나중에 정보를 보낼 계획이라면 정확한 후속 날짜와 준비해야 할 자료를 적습니다. 그 기록이 없으면 기억에 의존한다. 기억은 아이디어에 유용하지만 신뢰할 수 있는 작업 시스템은 아닙니다. 일반적인 판매 예는 다음과 같습니다. 담당자가 제품 통화 중에 잠재 고객과 대화합니다. 고객이 가격 및 배송 세부정보를 요청합니다. 담당자는 "고객에게 후속 조치를 취하십시오"라고 썼습니다. 그 메모는 너무 모호합니다. 더 강력한 입력은 다음과 같습니다. "화요일 오전 10시에 마리아에게 가격 시트와 배송 견적 보내기" 두 번째 메모에는 작업, 사람, 내용 및 시간이 포함됩니다. 이는 혼란을 줄이고 후속 조치 가능성을 높여줍니다. 개인의 에너지를 보호하기 위해서도 플래너를 활용하고 있어요. 어떤 작업에는 깊은 집중력이 필요한 반면, 다른 작업은 에너지가 부족할 때 처리할 수 있습니다. 나는 가장 바쁜 업무 시간에 집필이나 분석 일정을 잡고 일상적인 관리는 나중에 할 수 있습니다. 그렇다고 매일 계획이 완벽하게 따른다는 의미는 아닙니다. 계획은 실제 상황에 대응해야 합니다. 고객에게 도움이 필요할 수도 있고, 회의가 늦게 진행되거나, 새로운 문제가 나타날 수도 있습니다. 나는 변화를 실패로 여기지 않고 일정을 조정한다. 계획의 목적은 매 순간을 통제하는 것이 아닙니다. 하루가 바빠질수록 더 나은 선택을 하게 되는 것입니다. 유용한 플래너는 유지 관리도 쉬워야 합니다. 업데이트하는 데 시간이 너무 많이 걸리면 사용을 중단하겠습니다. 노트북, 캘린더 앱, 작업 플랫폼 또는 간단한 스프레드시트를 사용하여 작업할 수 있습니다. 도구는 습관보다 덜 중요합니다. 내 기본 계획 루틴은 몇 분 정도 걸립니다. - 이번 주의 주요 결과 작성 - 해당 결과를 뒷받침하는 작업 선택 - 회의 및 후속 조치 날짜 추가 - 큰 작업을 명확한 작업으로 나누기 - 매일 가장 유용한 작업 선택 - 근무일을 끝내기 전에 진행 상황 검토 복잡한 계획은 종종 또 다른 형태의 지연이 되기 때문에 시스템을 단순하게 유지합니다. 강력한 성능은 매 시간마다 채워지는 것이 아닙니다. 이는 유용한 결과를 생성하는 곳에 주의를 기울이는 데서 비롯됩니다. 훌륭한 계획자는 활동과 진행 상황의 차이를 파악하고, 약속을 기억하고, 돌봄이 필요한 작업을 위한 공간을 마련하는 데 도움이 됩니다. 명확한 조치, 현실적인 시간 제한, 정기적인 검토를 통해 계획을 세울 때 기억력이나 마지막 순간의 노력에 의존할 필요가 없습니다. 나는 더 집중적으로 일할 수 있고 스트레스를 덜 받으며 변화에 대응할 수 있습니다. Xu에 대해 자세히 알아보려면 지금 저희에게 연락하세요: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
David Allen(2001) Getting Things Done 스트레스 없는 생산성의 기술 Stephen R Covey(1989) 성공하는 사람들의 7가지 습관 Cal Newport(2016) 산만한 세상에서 집중적인 성공을 위한 Deep Work Rules James Clear(2018) Atomic Habits 좋은 습관을 만들고 나쁜 습관을 깨는 쉽고 입증된 방법 Daniel H Pink(2018) 완벽한 타이밍의 과학적 비밀 Francesco Cirillo(2006) Pomodoro 기술 작업 방식을 변화시킨 호평받는 시간 관리 시스템
